Jusqu'en 2003, la paie de l'Union sociale pour l'habitat était traitée en externe. Décision fut prise alors de la rapatrier en interne, et de confier cette tâche au logiciel Sage Paie. " L'organisation de l'USH est assez complexe, explique Marie Maitre, directrice de l'administration du personnel. Nous rassemblons au total une dizaine de sociétés dont la nature, le statut légal et l'activité sont très divers. L'USH est la plus importante sur le plan des effectifs : association loi 1901, elle compte 230 salariés basés à Paris. Habitat et Territoires Conseil (HTC) emploie de son côté 150 personnes, le tiers d'entre elles travaillant au sein d'un réseau de douze entités territoriales. HTC exerce une activité de conseil spécialisée dans les problématiques du logement social, et son fonctionnement s'apparente à celui d'une société de type privé. Nous fédérons par ailleurs plusieurs petites entreprises aux missions variées (formation continue, aide au développement, collecte de fonds pour la formation, etc.). Ces entités, réunies au sein d'une Unité Economique et Sociale, sont régies par une convention collective de branche. Sous-traiter la paye des 450 salariés de cet ensemble, avec tous les cas particuliers que l'on peut imaginer, n'était pas une mince affaire, et les risques d'erreur étaient loin d'être négligeables. Voilà pourquoi nous avons préféré reprendre la main. Avec Sage Paie, nous sortons tous les mois sans erreur nos 450 bulletins de salaire. "
La mise en place d'un système de paie en interne représente une réelle avancée pour l'USH et lui permet de mieux maîtriser un certain nombre de problématiques de gestion des ressources humaines. Mais il fallait plus aller loin dans l'intégration des processus RH. " La gestion des congés payés était pour nous un véritable casse-tête, dit Marie Maitre. Nous avons un accord spécifique qui offre aux salariés 17 jours de RTT, sans compter les 25 jours de congés légaux. Tout cela occasionnait une importante masse de papiers circulant d'un bureau à l'autre. Avec les informations dont elles disposaient, les secrétaires faisaient des tableaux Excel qui étaient rarement à jour, les managers ne savaient jamais avec certitude qui était là et qui était en congé. Il existait en outre un risque réel de fraude : des employés auraient aisément pu faire valider une demande de congé et ne jamais la transmettre à la DRH, évitant ainsi que la période concernée ne soit décomptée sur leur bulletin de salaire. Nos deux gestionnaires de paie, enfin, passaient beaucoup de temps à classer et enregistrer les divers formulaires. Autant de raisons pour remettre à plat toute cette organisation peu satisfaisante, installer un logiciel dédié et automatiser la plupart des procédures. "
Un cahier des charges est rédigé, plusieurs éditeurs spécialisés sont consultés. C'est la solution Sage SIRH qui est retenue. " Ce produit, qui répondait globalement à nos besoins, et ses points forts font aujourd'hui toute la différence, précise Marie Maitre. Nous apprécions tout d'abord sa convivialité. Sage SIRH est clairement conçu pour être utilisable par tous : le salarié (qui saisit lui-même ses demandes de congé), le manager (qui les valide et peut accéder en temps réel au planning des absences de son service afin de s'organiser en conséquence), les collaborateurs de la DRH... En outre, nous avons pu personnaliser comme nous le voulions les menus et la présentation graphique en adoptant un vocabulaire qui nous parlait et auquel nous sommes habitués. "
La convivialité et la facilité de prise en main ne sont pas les seuls avantages de Sage SIRH aux yeux de Marie Maitre. " C'est, à ma connaissance, le seul produit sur le marché permettant de mixer dans une même demande des congés de nature différente (RTT, congés légaux, etc.), et cette fonction nous est très utile. Le workflow, très intelligent, se met véritablement à notre service. Lorsque le salarié émet une demande de congé, les dates retenues s'inscrivent sur le planning. Un e-mail arrive simultanément chez le manager du salarié, qui doit valider ou refuser la demande d'un simple clic. La réponse revient aussitôt par mail chez le salarié. En parallèle, l'agenda Lotus avec lequel nous travaillons est mis à jour automatiquement. Nous avons instauré deux niveaux de validation et avons pu facilement paramétrer dans quels cas il fallait recourir au premier et/ou au deuxième niveau. Autre point fort du produit : il offre la possibilité de désigner pour certains utilisateurs qui se trouvent souvent à l'extérieur - c'est le cas des consultants d'Habitat et Territoires Conseil - une assistante habilitée à déposer pour leur compte des demandes de congé. Cette souplesse du produit le rend très attractif. "
L'interface entre Sage SIRH et Sage Paie offre elle aussi plusieurs avantages. " Grâce à notre nouveau système, le salarié peut accéder à ses compteurs de paie et voir où il en est. Un solde fictif s'affiche suite à sa requête, qui tient compte des congés déjà déposés et pas encore pris. Enfin, les fonctions d'import/export entre la paie et le SIRH nous donnent toute satisfaction. "
La gestion des congés a été mise en place en 2006. " Les deux premiers mois, nous avons fait un travail d'accompagnement, service par service. Le changement est ainsi passé en douceur. Les utilisateurs sont contents : ils ont une vision globale du planning de leur service et peuvent mieux anticiper et s'organiser sur l'année. De notre côté, nous avons gagné beaucoup de temps et éliminé tout risque de fraude."