Fin 2005, la coopérative CAPSERVAL acquiert un nouvel entrepôt Seveso 2, dont l'activité consiste à gérer la réception, le stockage et l'expédition de produits phytosanitaires, pour le compte de déposants appartenant au monde agricole. Viviane Pattyn se trouve confrontée à une nouvelle mission. " Je ne connaissais pas du tout le domaine de la gestion d'entrepôt, explique-t-elle, mais il nous fallait impérativement un logiciel pour gérer cette nouvelle activité. Nous avons envisagé de reprendre le produit utilisé auparavant sur le site, mais il était dépassé. Nous avons aussi envisagé un développement spécifique, mais nous étions trop court en temps pour une analyse sur un métier inconnu. Nous étions déjà à fin 2005 et devions démarrer avec la nouvelle solution au 1er juillet 2006. Nous avons donc décidé de choisir une solution standard du marché développée par des spécialistes de la logistique. "

Viviane Pattyn se rend tout d'abord à Paris, au Salon international des solutions logistiques (SITL), afin d'étudier plus en détail l'offre. " J'ai rencontré une dizaine d'éditeurs et, à partir de leurs propositions, j'ai établi un tableau multicritères. En plus des caractéristiques techniques et fonctionnelles - il fallait que le logiciel soit multi-déposants et capable de gérer des sites Seveso - j'ai étudié le prix, les délais d'installation et les références clients. Quatre ou cinq produits se sont retrouvés en short list. Pour arrêter notre choix définitif, nous avons constitué un comité directeur au sein de la coopérative. Après de nouvelles démonstrations et discussions, deux produits étaient toujours en lice, dont Sage Geode. En février, nous avons rencontré des clients et discuté avec des utilisateurs : c'est ce qui a fait basculer notre choix. "

Plusieurs raisons expliquent ce choix, comme le précise Viviane Pattyn. " Sage Geode compte déjà plusieurs références dans le domaine agricole. Tous les utilisateurs que nous avons pu rencontrer sur le terrain nous ont démontré que Sage Geode est très facile à prendre en main (quelques clics suffisent en général pour chaque opération), ce qui n'était pas du tout le cas pour d'autres solutions, plus complexes. Enfin, la solution Sage Geode, que nous utilisons sous environnement Windows, est souple et conviviale. Le suivi, les mises à jour et les développements sont rapides et aisés. "

Le contrat est signé, il reste à mettre en œuvre la solution. Quatre personnes s'investissent dans le projet : Viviane Pattyn et son adjoint, Laurent Bienne, responsable de l'entrepôt, et le chef de projet Sage.

" Nous avons travaillé très vite pour rester dans les limites du budget et des délais. Nous avons beaucoup discuté sur la manière dont nous voulions organiser les dépôts, nos contraintes légales, etc. Le chef de projet nous a écoutés puis a tout restitué avec beaucoup de pertinence. Il connaît bien ses équipes et son produit, il va directement à l'essentiel sans perdre de temps.
Nous avons développé deux spécifiques liés aux obligations qui découlent du classement Seveso de notre entrepôt. Le premier concerne les dépôts. Chaque produit qui entre est rattaché à une classe en fonction de critères de stockage et doit être orienté vers une aire bien déterminée. D'autre part, pour chaque classe de produits, nous avons une autorisation de stockage maximal qu'il faut veiller à ne jamais dépasser. Grâce à Sage Geode, nous gérons automatiquement ces deux aspects. La seconde spécificité de la gestion des matières dangereuses concerne le transport. Les règles sont très strictes. Nous devons éditer pour chaque livraison un Document de Chargement de Matière Dangereuse (DCMD). De plus, le camion a l'obligation d'avoir de manière visible des panneaux signalant le type de marchandises transportée, panneaux qui doivent si besoin être changés après chaque déchargement partiel. Sage Geode gère tout cela pour nous. Et, pour tout le reste, nous utilisons les fonctions standards du produit, qui sont suffisamment riches pour répondre à nos besoins. Notre site est multi déposants : nous gérons le stock de plusieurs clients, dont celui de la coopérative. "

Deux ou trois personnes utilisent quotidiennement le produit dans l'entrepôt et s'en déclarent extrêmement satisfaites. " Nous nous sommes très vite appropriés le produit, dit Laurent Bienne. Avec Sage Geode, nous gérons facilement les emplacements. Nous pouvons, sans connaissance particulière, faire des requêtes et les extraire sous Excel. Nous obtenons ainsi rapidement toutes les statistiques dont nous avons besoin sur les entrées, les sorties, les quantités, etc. Autre grande amélioration par rapport à l'outil précédent : nous pouvons suivre de très près les dates de fabrication et les numéros de lots. "

L'ouverture de Sage Geode et ses possibilités d'interfaçage sont elles aussi fort appréciées. " Les déposants peuvent, s'ils le souhaitent, s'interfacer à Sage Geode, reprend Viviane Pattyn. La communication est basée sur des modèles paramétrables par site/déposant. Les informations concernant les réceptions et les livraisons de marchandises passent alors directement d'un ordinateur à l'autre, sans double saisie ni perte de temps. Cette fonction est opérationnelle depuis un an avec la coopérative, un des principaux déposants de l'entrepôt, et cela marche très bien. De même, les imports et exports de données entre Sage Geode et les logiciels de gestion de CAPSERVAL ont été mis en place facilement.

Un an et demi après le démarrage, le bilan est donc très positif : Sage Geode a tenu ses promesses. " Nous disposons maintenant d'une solution logicielle grâce à laquelle nous optimisons toutes nos opérations logistiques. Elle a su donner des réponses intelligentes et fiables à toutes les contraintes liées à notre classement Seveso. Nous répondons aux exigences de la DRIRE (Direction régionale de l'industrie, de la recherche et de l'environnement). Le fait d'avoir mis en place un système aussi sûr et performant est d'ailleurs un argument commercial que nous n'hésitons pas à utiliser auprès de nos clients ! "