Depuis 1665, Saint Gobain est une véritable institution en France et ses nombreux produits sont utilisés dans le monde entier – jusque dans la Galerie des Glaces à Versailles. Sa branche Céramiques et Plastiques, rattachée à l’entité « Matériaux Haute Performance » France réalise un CA de 2 milliards d’euros et regroupe 14 filiales. Sa trésorerie est centralisée mais chaque filiale dispose de sa propre autonomie en matière de gestion des paiements, nécessitant ainsi une organisation et une sécurité sans faille.

« Le coût engendré par l’implémentation d’un système ETEBAC dans chaque filiale était très élevé et nous avons cherché un éditeur qui pourrait fournir une solution globale correspondant à nos besoins. Après avoir étudié beaucoup de solutions, nous avons découvert que Sage était le seul à proposer une payment factory accessible via les technologies Internet.»

Delphine Wyse-Plasse
Trésorier « Céramiques et Plastiques » France

Maintenir un contrôle centralisé sur l’ensemble des paiements et transactions, prévenir les risques croissants de fraude, laisser aux filiales leur autonomie de gestion… Difficile équation à résoudre pour Saint Gobain qui cherchait un moyen de sécuriser et de rationaliser ses procédures de paiements fournisseurs et clients tout en respectant le principe de banque interne et l’autonomie des filiales. En 2001, la branche « Céramiques et Plastiques » France se penche sur les technologies Internet pour répondre à ses besoins et s’interroge sur les risques de fraude associés.

L’option Internet se présente alors comme un nouveau moyen de gérer la configuration multisite de l’entreprise. « Mon rôle en tant que trésorier de la branche “Céramiques et Plastiques” France est de jouer les intermédiaires entre les filiales et la trésorerie du groupe »< /em>, explique Delphine Wyss-Plasse. « Il devenait évident qu’il fallait à la fois standardiser notre infrastructure de paiement pour répondre aux besoins croissants en matière de sécurité et produire les informations essentielles sur nos transactions afin d’avoir une vue globale et cohérente de notre position financière. Deux choix s’offraient à nous : implémenter un système dans les 14 filiales ou mettre en place une payment factory que chacun pouvait utiliser ! » Après une analyse pointue, le choix s’est porté sur les solutions de Sage, Sage FRP Business Exchange et Signature Services, qui remplissaient les critères de choix d’un système centralisé accessible via l’Intranet de l’entreprise.
La centrale de paiements a été implémentée en un temps record grâce à l’installation d’un seul serveur pour toute la branche « Céramiques et Plastiques » France, soutenu par un second serveur pour le back-up.

« Nous apprécions les très bonnes relations que nous entretenons avec Sage. Le chef de projet a su parfaitement comprendre nos besoins et les conseils apportés sont toujours professionnels » affirme Delphine Wyse-Plasse. Après une étude approfondie des procédures menée avec l’éditeur, le projet pilote a vu le jour pour 4 filiales, dès juillet 2002, afin de valider la facilité de déploiement de la solution. Sage FRP Business Exchange et Signature Services ont été déployés progressivement, de septembre à décembre, pour une utilisation effective début 2003. « Avec l’aide de Sage, il a été très simple d’intégrer Sage FRP Business Exchange dans le système SAP existant au siège et dans les ERP des filiales, ces dernières ayant ainsi conservé leurs outils et leurs choix de gestion», souligne Delphine Wyse-Plasse.

« Avant, nous communiquions avec nos banques en utilisant une solution interne ETEBAC3. La procédure non sécurisée ne permettait pas d’utiliser la signature électronique. Tout se passait par fax. Signature Services a amélioré et sécurisé, de façon évidente, nos procédés de paiement. » La solution intègre les règles de fonctionnement de l’entreprise qui imposent deux signatures pour approuver un paiement. Le fichier de paiement généré via Sage FRP Business Exchange est transmis par mail aux signataires, référencés dans 2 listes avec un code unique et personnel. Après validation, la demande est envoyée via Sage FRP Business Exchange à la banque locale.
« Le produit est si flexible que l’on peut modifier les signataires et éviter qu’une validation ne se perde dans une boite mail, en cas d’absence. Résultat : une plus grande efficacité et un vrai gain de temps. »

Le respect des procédures et des systèmes existantsUne centralisation quotidienne des relevés bancaires des filiales de la divisionUne vue globale et quotidienne de la position financière des filialesUn accès facilité pour les filiales grâce à l’IntranetUne sécurisation des paiements et des signaturesDes gains de productivité et d’efficacitéUne plus grande sérénité face aux fraudes