Créée en 1923, la Fondation Santé des Etudiants de France (FSEF) gère une vingtaine d’établissements dans toute la France. Dans le cadre d’un projet global de refonte du système d’information visant à uniformiser les procédures dans les différents sites, la Fondation a souhaité mettre en place une solution de gestion des immobilisations performante et conforme aux nouveaux règlements CRC.

Elle a choisi Sage FRP Fixed Assets, comme l’explique Eric Vernin, Directeur Administratif et Financier.

Chaque établissement de la FSEF a un budget propre, dont l’enveloppe dépend de l’Agence Régionale d’Hospitalisation auquel il est administrativement rattaché. « La gestion quotidienne se fait au niveau des établissements, explique Eric Vernin, Directeur Administratif et Financier de la FSEF. Mais la Fondation reste une personnalité morale unique. Le siège central, basé à Paris, a pour mission de définir des règles communes et de vérifier que ces règles sont appliquées. Il doit, dans cette perspective, rassembler et consolider les informations provenant de chaque entité. Le siège est aussi le représentant légal de la Fondation à l’extérieur. Il dispose d’une Direction Financière, d’une Direction des Ressources Humaines, d’une Direction Pédagogique et d’une Direction des Systèmes d’Information. »

Pendant longtemps, les différents établissements de la Fondation ont défini leurs propres règles de fonctionnement. « Nous nous sommes trouvés confrontés à la nécessité d’uniformiser les pratiques et d’harmoniser les modes de fonctionnement de chacun, constate Eric Vernin. Nous étions dans une logique de contrôle interne, mais nous étions incapables de la mettre en œuvre. En ce qui me concerne, par exemple, je n’avais tout simplement pas la possibilité de remonter des informations en provenance des établissements, je ne pouvais donc pas savoir ce qui se passait en comptabilité sur le terrain. Il était important de changer tout cela. »

Une réflexion de fond est menée. Elle aboutit à la mise en place d’un nouveau schéma directeur informatique. « Nous avons décidé de rénover tous nos logiciels afin de mettre en application la nouvelle politique de la Fondation. Grâce à cela, nous avons pu définir des procédures valables pour tous les établissements et structurer nos méthodes de travail. »

La gestion des immobilisations n’avait, jusqu’alors, jamais été prioritaire. Chaque établissement comptabilisait ses biens sur un fichier Excel transmis au siège central et on s’en tenait là. En 2005, les commissaires aux comptes de la Fondation exigent que soit mis en œuvre dès l’année suivante le nouveau règlement sur les actifs (règlements CRC n°2002-10 du 12 décembre 2002 relatif à l'amortissement et à la dépréciation des actifs et CRC n°2004-06 du 23 novembre 2004 relatif à la définition, la comptabilisation et l'évaluation des actifs). « A compter du 1er janvier 2005, nous avons procédé à la décomposition de nos actifs sur la base d'une nouvelle nomenclature et à la modification des durées d'amortissement afin de les faire correspondre à la durée réelle d'utilisation des biens. Pour 2006, raconte Eric Vernin, nous avons appliqué ce règlement en bricolant du mieux que nous pouvions. Mais nous nous sommes aussitôt mis en quête d’une solution professionnelle de gestion des immobilisations qui pourrait être opérationnelle dès 2007. »

Des pré-requis fonctionnels sont clairement définis. « La solution devait impérativement être multi-site et savoir gérer au minimum 33 000 lignes d’immobilisation. Elle devait pouvoir être utilisée dans les établissements et pilotée au siège. C’est en effet au siège de vérifier qu’il n’y a d’incohérences ni dans le découpage des biens en composants ni dans leur rattachement à une famille d’immobilisations. Les établissements entrent les données mais n’ont pas de marge de manœuvre. Le siège contrôle et valide. La solution choisie devait par ailleurs être évolutive pour nous accompagner, à terme, vers un découpage analytique. » Quelques demandes annexes complètent le cahier des charges qui est envoyé à cinq éditeurs : « Nous voulions que la solution soit facile à paramétrer, et que les rubriques ne soient pas trop longues à remplir… » Des démonstrations sont ensuite organisées. « L’intervention des consultants Sage qui nous ont présenté la solution Sage FRP Fixed Assets a été très convaincante. La solution proposée répondait point par point à tous nos besoins fondamentaux : le volume d’immobilisations à gérer, la possibilité d’exercer un contrôle depuis le siège, le déploiement multi-site. Contrairement à la plupart des autres éditeurs consultés, qui ont fait beaucoup de promesses, nos interlocuteurs nous ont donné de véritables garanties sur tous ces aspects. C’était rassurant, tout comme le fait que Sage accepte de s’engager sur des délais très courts.»

L’appel d’offre est lancé en août 2007 et Sage FRP Fixed Assets est choisi en novembre 2007. Il était impératif de finaliser les calculs et d’intégrer la nouvelle base avant fin décembre, ce qui permettait d’envoyer à chaque établissement leur dotation aux amortissements pour la fin du mois de janvier. « Les consultants Sage ont pu extraire toutes les informations nécessaires à partir des bases Excel que nous leur avons fournies. L’outil a été installé sans aucun problème, deux utilisateurs par établissement ont été formés et nous avons tenu les délais. Parallèlement, nous avons écrit les procédures qui seront désormais appliquées par tout le monde. Nous sommes actuellement dans la dernière ligne droite et nous allons déployer les sites distants d’ici quelques semaines. Chacun aura alors accès au nouvel outil. »

« Sage FRP Fixed Assets correspond parfaitement à nos besoins, dans le respect des coûts et des délais. Tout s’est passé sereinement. La réussite du projet tient autant à la compétence et à la disponibilité des consultants Sage qu’à l’investissement de nos équipes. Le binôme a très bien fonctionné. Nous avons pu réintégrer toutes nos données sans ressaisie et Sage FRP Fixed Assets travaille en bonne intelligence avec les autres applications de la Fondation. Grâce à cette solution, je peux facilement connaître l’évolution des dotations aux amortissements au cours des dix prochaines années, globalement ou établissement par établissement. J’obtiens en quelques clics toutes les informations dont j’ai besoin, à partir desquelles je peux faire tableaux et graphiques. Le siège central peut maintenant facilement récupérer toutes les données dont il a besoin pour ses reportings et ses actions de contrôle. Nous avons une bonne visibilité sur l’ensemble de nos établissements et pouvons analyser des informations fiabilisées. C’est un très bon outil de pilotage. »