“Les contrôleurs de gestion analysent beaucoup plus rapidement les comptes de chacun des 400 immeubles que nous gérons. Libres à eux de choisir le niveau de détail désiré puisqu’ils travaillent à partir du compte de résultat consolidé. Un clic suffit pour passer de l’analyse d’un immeuble pris isolément à un groupe d’immeubles. Les multiples axes d’analyses se trouvent sur une seule et unique base de données”, s’enthousiasme Jean-Michel Ondicola, directeur des comptabilités du groupe Gecina qui a conduit le déploiement de Sage Consolidation & Reporting courant 2003. Aujourd’hui, la solution va de pair avec des gains de productivité et une plus grande précision dans les analyses des comptes.

Avant, les cinq contrôleurs de gestion de Gecina effectuaient leur travail d’analyse à partir des comptes sociaux des 35 sociétés composant ce groupe qui gère 400 immeubles principalement localisés en région parisienne et lyonnaise. L’approche n’était pas globale. “Pour affiner leurs analyses, les contrôleurs de gestion avaient besoin d’informations issues du compte de résultat afin de prendre en compte les écarts qui découlent de la consolidation. Tout cela s’accompagnait de ressaisies”, souligne Jean-Michel Ondicola. Gecina dispose aujourd’hui d’un système comptable totalement transparent pour les contrôleurs de gestion qui ne se privent pas d’analyser le compte de résultat sous toutes ses facettes. En amont, le déploiement de Sage Consolidation & Reporting est passé par une remise à plat du mode de consolidation du compte de résultat et l’automatisation des processus de collecte. “Il n’y a plus besoin de saisir des liasses de consolidation. Sage Consolidation & Reporting est inter-facé avec les balances comptables de toutes les sociétés du groupe”, explique Jean- Michel Ondicola. Des séries de contrôles automatiques valident le processus de consolidation.

Sage Consolidation & Reporting permet à Gecina de gagner du temps dans la récolte des données pour optimiser le travail d’analyse. Pour Jean-Michel Ondicola, “l’intégration de vues multidimensionnelles au travers des cubes OLAP nous a particulièrement séduits. Sage Consolidation & Reporting a cette capacité à pouvoir aller bien au-delà du traitement comptable légal.” Fort de cette approche globale, Gecina a donc fait en sorte de paramétrer les cubes OLAP pour permettre de croiser des vues en fonction des zones géographiques, de la nature du bail (résidentiel ou tertiaire) ou encore suivant la catégorie des immeubles. Selon que ce dernier soit Haussmannien, SII (1945-75) et récent (c'est-à-dire postérieur à 1975), les critères de performances ne sont pas les mêmes.

Tous confondus, ces critères impactent la performance financière de chaque immeuble qui tient principalement à son taux d’occupation. Pour faciliter l’intégration sur le poste de travail, des passerelles avec le tableur Excel ont été développées. L’ensemble des états est exploitable et mis à jour sur l’application bureautique grâce au lien dynamique avec Excel géré nativement dans le logiciel. Toujours avec cette volonté d’optimiser le rendement de chacun de ses immeubles, Gecina ne manque pas d’utiliser la fonction Budget de Sage Consolidation & Reporting qui donne l’occasion de faire du calcul prévisionnel. Les contrôleurs de gestion comparent ainsi le réalisé par rapport au budget prévisionnel directement à partir de l’outil.

Au rythme des consolidations trimestrielles du compte de résultat, le service financier de Gecina pourrait envisager d’adresser des rapports à l’ensemble de l’équipe de direction avec des axes d’analyse bien plus diversifiés qu’auparavant. “La facilité avec laquelle Sage Consolidation & Reporting nous permet de paramétrer les modalités de la diffusion du reporting en fonction des profils va dans le sens d’un accrois-sement du nombre des destinataires et d’une plus grande réactivité”, confie Jean- Michel Ondicola. C’est ainsi que les sept responsables d’entités patrimoniales, des opérationnels qui ont la charge de plusieurs dizaines d’immeubles, pourraient mettre en perspective les états délivrés par Sage Consolidation & Reporting par rapport à leurs budgets. Au total le reporting pourrait concerner une bonne vingtaine de collaborateurs.

Le déploiement de Sage Consolidation & Reporting a permis aux pôles comptabilité et contrôle de gestion de la direction financière de définir un vocabulaire commun. L’architecture 100 % Internet de la solution a permis de mobiliser a minima les ressources informatiques internes pourtant conséquentes de ce groupe de 900 salariés. C’est avant tout pour dimensionner le serveur que l'équipe informatique interne est en effet intervenue. Selon Jean-Michel Ondicola, “la conduite de ce projet a en revanche nécessité une grande implication des utilisateurs sur la partie fonctionnelle. Cela a été l’occasion d’identifier les passerelles entre l’équipe de consolidation et celle du contrôle de gestion.”

Aujourd’hui, ce sont exclusivement les trois personnes en charge de la consolidation du compte de résultat qui structurent et veillent à la cohérence des données de Sage Consolidation & Reporting. Un travail que se chargent d’exploiter les contrôleurs de gestion et a fortiori les destinataires des rapports. Cette transparence induite par la solution bénéficie aussi aux commissaires aux comptes. Lors de leurs visites, ces derniers se voient attribuer un code d’accès à Sage Consolidation & Reporting à partir du poste de travail qui est mis à leur disposition. Les droits d’accès sont alors orientés audit et leur travail est facilité par la piste d’audit qui assure une traçabilité totale de l’information dans le logiciel.