Créée en 1924, La Mutuelle Mieux-Être traite de toutes les questions liées aux remboursement des frais de santé et s’adresse aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises. Au fil du temps, la mutuelle s’est ouverte à un grand nombre de secteurs d’activité tout en conservant une place prépondérante parmi les professionnels du BTP qui représentent à l’heure actuelle 40% de ses adhérents. La Mutuelle Mieux-Être ne cesse d’évoluer et propose aujourd’hui une offre de prévoyance qui se développe de manière significative.

Avec un budget annuel de 360 millions d’euros et 50 millions de fonds propres, elle emploie 120 personnes à son siège parisien et dans les délégations commerciales implantées dans toute la France. Pour accompagner son évolution et moderniser sa solution de gestion financière, la mutuelle Mieux-Être a choisi Sage 1000 FRP. Entretien avec Guy Gillodes, Directeur Administratif et Financier.

« En 2009, la gamme de logiciel que nous utilisions pour la comptabilité et la paie a cessé d’être maintenue. Nous avons fait de cette contrainte une opportunité, remis à plat notre système d’information et fait le tour du marché afin de trouver le produit le mieux adapté à la taille de notre entreprise et à nos besoins. Le nom de Sage s’est rapidement imposé au cours de cette recherche : d’abord, parce que les solutions Sage 1000 FRP nous semblaient en parfaite adéquation avec notre métier et, ensuite, parce que nous étions plusieurs à avoir travaillé par le passé avec des produits Sage et ces expériences furent toutes très positives. » De manière tout aussi simple et naturelle, la société Absys Cyborg est apparue comme la mieux à même de mener à bien le projet d’intégration. « Nous avons assisté à une démonstration qui nous a convaincus. Nous avons apprécié le sérieux et la compétence de l’équipe projet Absys Cyborg. »

Confronter son point de vue à celui de ses pairs s’avère être un bon moyen d’observer le marché « Nous avons recueilli plusieurs retours d’expérience d’utilisateurs de notre secteur d’activité et au moment de choisir deux critères ont été déterminants : le fait que les solutions Sage soient déjà bien implantées dans le monde des mutuelles et qu’Absys Cyborg ait une méthodologie déploiement éprouvée dans ce domaine. »

Le choix est arrêté début 2009. « Nous avons pris quelques mois pour bien réfléchir à la méthodologie et valider nos choix en interne. Nous avons opté pour la démarche FRP et choisi Sage 1000 Suite Financière Edition Pilotée, Sage 1000 Trésorerie, Sage 1000 Immobilisations, Sage 1000 Banque Paiement et Sage Suite RH . L’essentiel du déploiement s’est fait entre juin et septembre 2009. Le cœur de la comptabilité générale est opérationnel depuis, et les premiers bulletins de salaire sont sortis en janvier.» La mise en œuvre du nouveau système est gérée en mode projet. « Nous avons mis en place un comité de pilotage réunissant une dizaine de responsables de l’entreprise. Nous avons défini dès le départ les contours précis de notre demande, afin de prévoir au plus près le coût et le timing de l’opération. Nous organisions régulièrement des réunions de suivi avec Absys Cyborg, afin de valider les différentes étapes du déploiement. L’accompagnement personnalisé et l’engagement du directeur de projet depuis le rendez-vous de présentation de la solution à la recette définitive ont contribué pour beaucoup au bon déroulement des opérations. Tout s’est passé au mieux, sans aucune surprise, dans le respect des délais et du budget. Rien à dire !»

Pour ce projet informatique, l’entreprise s’est fixé un objectif à double détente : « Nous voulions tout d’abord retrouver l’équivalence de ce que nous avions auparavant. Dans un deuxième temps, nous souhaitions profiter de cette solution plus moderne et plus performante pour enrichir un certain nombre de tâches et mettre en place des fonctionnalités complémentaires. Avec Sage 1000 FRP, qui gère en standard le Plan Comptable des Mutuelles, nous bénéficions de fonctions avancées en matière de comptabilité analytique et de comptes rendus. Son interopérabilité avec notre solution métier nous permet d’éditer des états règlementaires complets conformes à nos obligations spécifiques de reporting. Nous avons également mis en place un schéma décentralisé de gestion des engagements de frais généraux qui fonctionne très bien : nous disposons désormais de circuits complets des demandes d’engagement ou d’approbation des factures. Autre avantage : Sage 1000 FRP est interfacé à une solution de gestion de la saisie des temps de congés (Bodet). Ce système permet à chacun de saisir informatiquement ses demandes de congés, les mails de demande de validation sont automatiquement envoyés aux personnes habilitées. Un planning des vacances est aussitôt généré, le décompte des jours se fait tout seul… C’est très pratique et très apprécié de nos collaborateurs. »

Sage 1000 FRP accompagne au quotidien tous les acteurs de l’entreprise impliqués dans les processus financiers. En dehors des collaborateurs qui valident les demandes de congé ou approuvent les factures, une dizaine de personnes à la comptabilité, et à la DRH, ainsi que le contrôleur de gestion utilisent quotidiennement Sage 1000 FRP. « Cette solution est moderne et conviviale. Grâce aux automatismes et aux fonctions supplémentaires que nous avons déployées, nous avons optimisé plusieurs procédures et fortement gagné en productivité. »

Prête à relever de nombreux défis, la Mutuelle Mieux-Être dispose à présent d’une solution moderne et puissante complètement adaptée à ses spécificités métiers. Avec Sage 1000 FRP et Absys Cyborg, elle fait le choix d’investir dans une solution évolutive et un accompagnement qualitatif qui lui permettront de faire face aux nouvelles contraintes réglementaires et d’assurer son développement à long terme.