“Notre problématique n’était pas de gérer un volume important de transactions, mais de s’adapter finement à la diversité de notre structure juridique et de notre organisation comptable”, résume Vincent Le Quellec, responsable du projet au sein de la Fédération Nationale du Crédit Agricole - FNCA. Instance politique du Crédit Agricole, la Fédération Nationale du Crédit Agricole - FNCA est le lieu de réflexion et d’échange des caisses régionales.
Organe de représentation du Crédit Agricole auprès de son environnement politique, social et économique, elle assure également des missions communes de chambre professionnelle au service des caisses régionales et du groupe. C’est dans ce cadre fédéral qu’est par ailleurs gérée la SAS Rue La Boétie, actionnaire majoritaire de Crédit Agricole S.A. Cette organisation fédérale s’appuie sur une centaine de personnes et sur près de quarante sociétés de toute nature juridique.
Fin 2002, la Fédération Nationale du Crédit Agricole - FNCA dispose d’une solution de gestion comptable devenue sous dimensionnée par rapport aux défis que cette entité fédératrice doit relever. “Le dispositif n’était plus adapté au volume d’opérations comptables émanant des quarante sociétés. Il ne pouvait pas intégrer facilement la gestion budgétaire et le contrôle de gestion et ne permettait pas d’automatiser la liasse fiscale. Les nouvelles missions liées à la création de la SAS Rue La Boétie nécessitaient également d’accroître la performance et la fiabilité de notre système d’information”, se souvient Vincent Le Quellec.
La Fédération Nationale du Crédit Agricole - FNCA décide donc de migrer l’ensemble de sa gestion comptable vers une solution plus robuste, capable de s’adapter à davantage de fonctionnalités (création de groupes métiers, développement de l’analytique, suivis budgétaires) et d’automatiser des processus (écritures automatiques, règlements informatisés, élaboration de tableaux de bord et des liasses fiscales). Le système de l’époque rencontrant des soucis d’interface avec les autres applications, la Fédération Nationale du Crédit Agricole - FNCA souhaite en profiter pour rallier l’un des grands standards du marché.
Après avoir rédigé un cahier des charges précis, la Fédération Nationale du Crédit Agricole - FNCA met en concurrence plusieurs acteurs du marché. Il s’agit de prendre en charge la comptabilité, la trésorerie, le contrôle de gestion et la gestion budgétaire ainsi que la paie et les ressources humaines (congés, formations...). Et bien sûr, la solution doit intégrer les nouvelles normes comptables IAS-IFRS. L’intégrateur Absys Cyborg est alors retenu pour la mise en oeuvre des solutions Sage. “Nous avons immédiatement apprécié la démarche très technique de ce dernier car il a répondu point par point au cahier des charges. Les consultants d’Absys Cyborg ont été très patients et nous ont accompagnés dans une réflexion commune”, pointe Vincent Le Quellec. “Nous voulions avant tout être sûrs que la solution et son intégration répondraient à la diversité de notre infrastructure”, insiste le responsable.
La décision est validée en janvier 2004. La Fédération Nationale du Crédit Agricole - FNCA adopte les logiciels Sage 1000 Comptabilité, Sage 1000 Immobilisations, Sage Etats Comptables et Fiscaux, Sage 100, Sage Paie. S’en suit la mise en place d’une maquette pour la comptabilité générale et analytique et la paie. Durant ces étapes, deux personnes de la Fédération Nationale du Crédit Agricole - FNCA travaillent à l’élaboration du plan comptable général et des arborescences analytiques tandis que les quatre spécialistes d’Absys Cyborg injectent les données et paramètrent la solution. Beaucoup de développements sur mesure seront nécessaires pour s’interfacer avec les nombreux logiciels métiers des quarante sociétés, de la gestion de salles à la restauration. À partir de la maquette type prête fin mars, émergent cinq solutions dédiées aux cinq métiers du groupe fédéral, qui sont rapidement installées dans les quarante sociétés. En mai 2004, une formation pointue (38 jours au total) est dispensée auprès des quinze utilisateurs de la solution, par petits groupes de cinq ou six personnes. “Durant ces étapes, nous avons vraiment apprécié la constance dans la présence d’Absys Cyborg. La même équipe nous a suivis, de la prospection commerciale jusqu’à la mise en oeuvre, en passant par la formation. Ils se sont vraiment impliqués dans le projet jusqu’au bout”, reconnaît Vincent Le Quellec.
Juin 2004, la solution est opérationnelle. “Les bénéfices au quotidien sont indiscutables”, se réjouit le responsable du projet. “Les processus d’automatisation ont généré des gains de temps de l’ordre de 30 à 40 %, notamment dans l’écriture des règlements ou lors de la saisie des factures, qui s’effectue désormais en quelques secondes en appelant des pièces modèles types et en changeant les montants et la date. Les modèles d’écritures sont plus sophistiqués. Le dispositif permet aussi de mieux anticiper les états comptables. Il est par exemple possible de répartir une facture sur douze mois, ce qui est très utile lorsque celle-ci n’est émise qu’en fin d’année et que l’on fait un arrêté au 30 juin. La présentation budgétaire est en meilleure adéquation avec la comptabilité générale. Enfin, la solution gère automatiquement les liasses fiscales que nous devions auparavant saisir à la main, ce qui est plus efficace et plus sûr”, détaille Vincent Le Quellec. Une vraie petite révolution au sein de la fédération, qui plus est parfaitement intégrée par les utilisateurs. “Le personnel a bien compris les avantages de la solution. La formation, notamment, leur a permis de prendre conscience de toutes les potentialités de l'outil. Du coup, ils se sont sentis vraiment acteurs du changement et non pas simples suiveurs”, insiste le responsable. Prochaine étape, la remise à plat des logiciels métiers vers des solutions plus standards de nouvelle génération, pour achever la migration du dispositif de gestion de cette entité complexe.