Le champ d’intervention historique de l’Economat est l’approvisionnement des forces françaises à l’étranger (environ 40 000 hommes). Depuis le 1er janvier 2005, l’Economat intervient également auprès des forces françaises localisées sur le territoire national.

La première conséquence de cette réforme a été la multiplication par dix en trois ans des mouvements comptables.

Avant cela, l’Economat des Armées gèrait la comptabilité de 4 entités, toutes localisées sur des sites différents : Guyanne, Allemagne, deux établissements en France. Ainsi, l’antenne la plus importante gérait plus d’un million d’écritures.

Face à cette problématique, il devenait de plus en plus urgent pour l’Economat de se doter d’un outil lui permettant de centraliser et homogénéiser éléments financiers et procédures comptables, afin de couvrir trois besoins essentiels :
- la solution se devait d’être compatible avec les autres applications du système : Paie 500, Sage Etats Comptables et Fiscaux, Immobilisations 500 ainsi qu’un logiciel de Gestion Commerciale développé en interne. Disponible sous des Bases de Données Relationnelles standards telles que SQL Server ou Oracle, Sage 1000 Comptabilité garantissait parfaitement cette nécessaire adaptabilité.
- la nouvelle application de Comptabilité devait ensuite, pour des questions d’homogénéité de reporting, être accessible aux quatre sites gérés par l’Economat : le choix s’est ainsi porté sur une configuration Citrix adaptée aux outils de requêtes disponible sur le logiciel.
Pour Mr Carrias, Adjoint au Directeur Financier « l’objectif était d’éviter que chaque site élabore des résultats sur des bases comptables différentes. Nous avons donc pris la décision de confier au siège la production d’un reporting centralisé - non sujet à interprétation – et consultable via liaisons CITRIX par tous les sites délocalisés… au lieu du fax qui était jusqu’alors utilisé.»
- Malgré les besoins de centralisation, la solution devait prendre en compte les particularités de chaque site. Grâce aux fonctions de suivi budgétaire avancé de Sage 1000 Comptabilité, chaque responsable de site suit et contrôle ses dépenses et ses recettes comme tout gestionnaire d’un centre de coûts/de profits.

Piloté en interne par une équipe de trois personnes, avec le soutien de la société Absys Cyborg, partenaire agréé Sage 1000 Comptabilité, le projet fut véritablement lancé lorsque le choix de l’Economat se porta sur la solution Sage.

En 6 mois, le logiciel était installé et les équipes opérationnelles. En outre, le changement de système fut réalisé dans des conditions parfaitement sécurisées afin de garantir une continuité de la comptabilité : les données comptables en cours ainsi que les balances non lettrées purent être entièrement récupérées.

Aujourd'hui, l'Economat des Armées utilise Sage 1000 Comptabilité pour la comptabilité générale, le suivi clients et fournisseurs, la trésorerie et le service caisse.
« La solution Sage nous a apporté une manière de travailler plus intéressante et plus fine avec la possibilité de répartir périodiquement des charges ou des abonnements de manière adaptée à nos besoins, ainsi qu’en allégeant un certain nombre de tâches fastidieuses avec le développement de lettrages en automatique et la disparition du suivi des comptes de liaison entre établissements. De plus l’élaboration et l’installation de requêtes ont permis de mettre en place des états de gestions spécifiques d’aide à la décision. » conclut M. Carrias.