Etre à même d’effectuer des clôtures comptables mensuelles et obtenir un reporting plus poussé. Un projet mené en 15 jours en collaboration avec la société Absys Cyborg. À la clé : des gains de temps appréciables,une meilleure visibilité sur les prévisions et un reporting plus fin et personnalisé.
Spécialiste du recouvrement, Contentia compte aujourd’hui 200 clients de tous secteurs et de toutes tailles. “Nous traitons les problématiques de recouvrement de la même façon pour l'ensemble de nos partenaires moyens et grands comptes, en BtoC et en BtoB”, explique Fabien Barth, responsable comptable de Contentia. Équipée de la Comptabilité 500 de Sage, la PME en pleine croissance avait besoin d’une solution plus adaptée à ses nouveaux besoins. “Nous réalisions une clôture mensuelle, mais celle-ci n’était disponible qu’au 15 du mois suivant, ce qui ne nous donnait pas le temps de mettre en place les actions adéquates. Le comité de direction était très sensible à cette nécessité de clôture comptable mensuelle”, précise Fabien Barth.
L’année dernière, compte tenu d'une demande de la part du groupe d'effectuer un reporting à j+2, la comptabilité et le contrôle de gestion entament une réflexion sur les besoins de la société. Très tôt dans le projet, le responsable comptable implique son prestataire informatique Absys Cyborg. À l’issue de cette première phase de réflexion, Contentia choisit de migrer vers la solution Sage 1000 Comptabilité. “Absys Cyborg était déjà l’intégrateur de la Comptabilité 500 et nous avions de très bonnes relations avec notre interlocuteur qui connaît bien notre système et nos problématiques”, précise Fabien Barth.
La volonté de la comptabilité et du contrôle de gestion était d’obtenir un niveau d’autonomie élevé avec la nouvelle solution. Absys Cyborg a opéré un transfert de compétences et le paramétrage a été effectué en trois jours par Contentia. Après la phase de paramétrage, la base de données propriétaire a été migrée vers SQL Server. “Cette migration s’est déroulée sans heurts. En cas de problème, nous pouvions toujours utiliser Sage Comptabilité 500”, indique Fabien Barth. Les utilisateurs ont ensuite bénéficié d’une formation de deux jours.
Aujourd’hui, les objectifs en matière de clôture sont atteints et les états sont disponibles dès le 2e jour ouvré du mois. “La saisie de base des écritures est automatisée, ce qui nous a permis d'obtenir une meilleure qualité des éléments saisis. Nous gagnons ainsi 13 jours par mois grâce à Sage 1000 Comptabilité “, se félicite Fabien Barth. Mais ce n’est pas tout. Au niveau du contrôle de gestion, Sage 1000 Comptabilité permet un suivi des données analytiques. “Désormais, le contrôle de gestion peut exploiter les données sans problème ou passer ses propres écritures sans ‘polluer’ la comptabilité. Comme c’est le même outil, nous bénéficions d’un lien continu entre comptabilité et contrôle de gestion, précise Fabien Barth. Aujourd’hui, la traçabilité des données comptables est totale grâce à une imputation analytique précise.”
Autre nouveauté : la répartition automatique de la charge. “Avant, nous utilisions Excel pour répartir la charge dans le cadre de nos clôtures mensuelles. Le volume d’écritures à passer était énorme et la saisie manuelle était source de beaucoup d’erreurs. Aujourd’hui, les écritures de répartitions mensuelles se font automatiquement et nous sommes sûrs d’être précis. Grâce à Sage 1000 Comptabilité, nous gagnons beaucoup de temps”, explique Fabien Barth.
Par ailleurs, les rapprochements bancaires sont désormais intégrés dans le même produit et en termes de reporting, Sage 1000 Comptabilité offre de nouvelles possibilités : “Nous obtenons en quelques clics tous les états dont nous avons besoin, ce qui nous permet de fournir un état des lieux précis. Le produit est de surcroît assez malléable, nous pouvons donc personnaliser nos requêtes et obtenir des présentations différentes selon les besoins de chacun”, précise Fabien Barth.
Ainsi, grâce à ses fonctionnalités de reporting et à l'automatisation de certaines fonctions, Sage 1000 Comptabilité répond totalement aux attentes de Contentia et permet aux utilisateurs de réaliser des gains qualitatifs conséquents.
Ce projet a également été l’occasion pour Contentia de s’équiper de Sage 1000 Immobilisations. Les immobilisations étaient jusqu’alors gérées dans Excel, mais cette solution “bureautique” n’était plus adaptée pour gérer l'impact des normes IAS-IFRS. D’autant que Contentia présente au groupe et aux actionnaires des prévisions sur quatre ans. “Sage 1000 Immobilisations peut gérer les biens en fictif. Ainsi, nous pouvons connaître leur impact pour les 3 ou 4 années à venir en tenant compte des biens réels. Cela, nous a permis de fiabiliser nos prévisions. Ceci est très important pour Contentia car nous effectuons des investissements conséquents au niveau technique et informatique notamment”, indique Fabien Barth.