Initialement dotée d’un système de comptabilité développé en interne, l’association Hospitalière a récemment évolué vers les logiciels Sage 1000 Immobilisations et Sage 1000 Gestion Comptable et Financière. “L’application maison était devenue archaïque, et, en 2002, nous avons souhaité nous orienter vers une solution de nouvelle génération, robuste, évolutive et ouverte aux standards”, rappelle Dominique Clément, directeur informatique de l’AHNAC.
Un projet de système d’information intégré autour d’un ERP fait alors son chemin. Il est prévu que chaque établissement dispose de sa propre base comptable et que les données soient ensuite consolidées au siège.
Mais le projet d’ERP est finalement abandonné, remplacé par une architecture plus souple reposant sur un EAI (Enterprise Application Integration). L’idée d’une gestion totalement décentralisée de la comptabilité apparaît moins lourde à assurer. Le cahier des charges modifié conduit alors l’AHNAC à opter pour les logiciels Sage 1000 Immobilisations et Sage 1000 Gestion Comptable et Financière. “La solution Sage répondait exactement à notre problématique, avec une installation en mode serveur au siège, tandis que chaque établissement installe le ‘client’ et travaille sur la sous-partie le concernant. De plus, cette solution assure une gestion fine des droits par type d’application (comptabilité générale, analytique...) et par établissement. Elle est facile à administrer et sécurisante”, justifie Dominique Clément.
L’AHNAC opte donc rapidement pour les logiciels Sage 1000 Immobilisations et Sage 1000 Gestion Comptable et Financière afin de gérer la comptabilité générale et la comptabilité analytique. La suite comptable sera installée sur une base de données Microsoft SQL Server puis interconnectée au logiciel d’administration et aux différentes applications métier (facturation, gestion des parcs, des commandes de médicaments...) via un EAI.
Pour mettre en oeuvre le projet, l’AHNAC met en concurrence plusieurs intégrateurs Sage de la région. Située à proximité du siège de l’AHNAC et disposant de solides références sur les logiciels Sage 1000 Immobilisations et Sage 1000 Gestion Comptable et Financière, c’est la SSII Prodware qui sera retenue. “Prodware a su nous proposer d’emblée une solution parfaitement cohérente par rapport à notre cahier des charges”, se souvient Dominique Clément.
L’intégration des données dans le nouveau dispositif commence dès mai 2002. “Nous avons choisi de migrer en milieu d’exercice et avons donc dû récupérer l’ensemble de l’historique en cours. Mais heureusement, nous n’avons pas eu besoin de ressaisir des données L’application a pu réintégrer l’ensemble des chiffres”, apprécie Dominique Clément.
L’équipe de Prodware prend en charge le paramétrage et travaille en direct avec le service comptabilité, qui peut ainsi anticiper correctement son changement d’outil de travail.
“Les formations de quelques jours auprès de la trentaine d’utilisateurs comptables ont permis de rassurer chacun. De plus, Sage 1000 Immobilisations et Sage 1000 Gestion Comptable et Financière est tellement paramétrable que nous avons pu préserver leurs petites habitudes, parfois à l’excès !”, s’amuse le directeur informatique.
Au-delà de la robustesse et de l’évolutivité de la solution, mieux adaptée aux systèmes d’information actuels, Sage 1000 Immobilisations et Sage 1000 Gestion Comptable et Financière, ingénieusement interconnectée avec des applications métier, a permis à l’AHNAC de valoriser l’ensemble de ses données en les croisant pour produire des tableaux de bord et des analyses pointues. “Prodware a notamment développé un logiciel, interconnecté à l’application Sage, qui nous permet d’harmoniser les coûts des personnels par service. Le module va chercher des éléments de comptabilité générale et analytique et réinjecte ensuite dans l’analytique des informations croisées.
À partir de ces données, une application de business intelligence, également interconnectée à Sage 1000 Immobilisations et Sage 1000 Gestion Comptable et Financière, produit des tableaux de bord capables d’identifier les coûts par centre de responsabilité”, détaille Dominique Clément. Et ce n’est qu’une première étape : à terme, le dispositif devrait permettre de répartir les coûts par pathologie. Un vrai pas en avant pour l’évaluation économique en milieu hospitalier, nécessaire pour optimiser les moyens au service des patients.