L'Association Diocésaine de Pontoise est une association cultuelle qui gère 120 établissements, dont 73 paroisses. Le budget annuel du diocèse se monte à 8 millions d’euros environ. 50 personnes sont salariées (représentant 30 équivalents temps plein) dont 12 à la curie, l’organisme administratif de l’association. Depuis 2007, la loi impose aux diocèses français de publier des comptes consolidés validés par un commissaire aux comptes. C’est dans ce nouveau contexte règlementaire que l’Association Diocésaine de Pontoise a choisi d’implanter Sage 1000 Suite Financière . Parallèlement, ils ont décidé de mettre en place EBICS, le nouveau protocole de communication bancaire.

Rencontre avec Henri Pauvert, Économe diocésain, et Sylvie Baudet, Responsable Financière.

Un diocèse n’est pas tout à fait une entreprise comme les autres : il fédère une multitude d’établissements de toutes tailles qui sont généralement gérés par des bénévoles. « Jusqu’en 2007, explique Henri Pauvert, nous utilisions Sage 100 pour la comptabilité de la curie et les paroisses faisaient chacune leurs comptes à leur manière : à la main, sous Microsoft Excel® ou avec de petits logiciels comptables. Les plans comptables qui leur servaient de références n’étaient jamais les mêmes. Pour faire la consolidation en fin d’année, nous nous arrachions les cheveux ! Nous savions en outre que les Pouvoirs Publics allaient promulguer une loi qui nous contraindrait à une plus grande rigueur : il était donc grand temps d’harmoniser nos procédures et de mettre en place une solution de gestion financière professionnelle capable de travailler en mode très décentralisé. »

En novembre 2007, l’Association Diocésaine prend alors contact avec la société Circem, partenaire intégrateur Sage qui travaille déjà avec d’autres diocèses et a donc une bonne expérience dans ce domaine un peu particulier. « Les consultants de Circem nous ont présenté la solution Sage 1000 Suite Financière , qui nous a semblé tout à fait susceptible de répondre à notre besoin. Nous nous sommes immédiatement orientés vers un déploiement en client Web, qui permettrait à chaque comptable bénévole de travailler de chez lui ou dans sa paroisse. Le diocèse d’Annecy avait déjà mis en place un tel système similaire en réseau et nous avons été d’emblée convaincus que c’était la bonne formule. »

La décision est alors prise, en concertation avec Circem, de faire passer toutes les paroisses du diocèse sur Sage 1000 Suite Financière en deux ans, en formant progressivement les utilisateurs principaux. « Nous ne pouvons bien sûr pas être trop directifs avec les bénévoles de nos paroisses, dit Sylvie Baudet. Certains sont relativement âgés et n’avaient jamais utilisé d’ordinateur, d’autres avaient des habitudes bien ancrées… C’est pourquoi nous avons privilégié une approche progressive et incitative. Nous leur avons tout d’abord suggéré d’utiliser tous le même plan comptable sur leur logiciel actuel. Puis nous sommes passés sur Sage Sage 1000 Suite Financière avec une dizaine de paroisses pilotes qui se sont portées volontaires. Les autres ont suivi et le nouveau système s’est ainsi étendu, en douceur. Le 31 août 2009, nous avons pu consolider sur Sage 1000 Suite Financière la totalité de nos 120 comptes de résultat. En 18 mois – au lieu des deux ans que nous avions prévus – nous avons réussi à former tout le monde grâce à une retraitée bénévole dont c'était le métier. Mission accomplie ! »

Pour faciliter la prise en main du nouvel outil par des utilisateurs aussi atypiques, les responsables comptables de la curie, aidés par les consultants de Circem, ont créé des profils de poste personnalisés par catégorie d’utilisateur avec une gestion des droits très fine. Ce fut un gros travail d’épuration dans les menus.

Le premier objectif – présenter des comptes consolidés annuels conformes à la législation – est atteint. Le second objectif – optimiser la gestion de l’association - s’avère tout aussi essentiel. « Nous voulons mieux gérer le diocèse, tout simplement, reprend Henri Pauvert. Et Sage 1000 Suite Financière va nous y aider ! Nous avons installé, il y a quelques mois, le module de gestion budgétaire et, en 2010-2011, nous allons demander aux paroisses de saisir elles-mêmes leurs budgets. Nous pourrons ainsi comparer le réel au prévisionnel et analyser l’évolution des chiffres sur plusieurs années… »

Dernière avancée en date : la mise en œuvre, très récente, du module Sage 1000 Banque Paiement . « Comme le système Etebac 3 va bientôt être arrêté, précise Sylvie Baudet, nous avons adopté, sur les conseils de Circem, le nouveau module de communication bancaire Sage 1000 Banque Paiement , compatible EBICS. Il nous permet de gérer à notre rythme la transition entre les anciens et les nouveaux formats de fichiers bancaires. Nous avons, en effet, la possibilité de conserver les deux protocoles bancaires (Etebac 3 et EBICS) – les relevés de compte arrivent tous les matins via ces deux protocoles. Nous avons signé un contrat EBICS avec la Société Générale, principale banque du diocèse. Nous avons plus de 100 comptes et pouvons maintenant faire une consolidation de trésorerie journalière avec notre banque : nous ne payons des agios – le cas échéant – que sur le solde global du diocèse. Toutes ces améliorations sont possibles avec Sage 1000 Suite Financière , qui facilite les rapprochements automatiques. »

« Le bilan est très positif, conclut Henri Pauvert. Nous sommes passés d’une gestion artisanale à une gestion financière rigoureuse, cohérente et respectueuse des lois en vigueur. Grâce à Sage 1000 Suite Financière , nous avons structuré le fonctionnement du diocèse en instaurant des règles de gestion et en créant un budget. Par ailleurs, chaque paroisse est restée indépendante en matière de suivi analytique. Sage 1000 Suite Financière leur permet de sortir les états analytiques qu’elles souhaitent, ce qui est à la fois utile et responsabilisant. J’ajoute que l’activité de Sylvie Baudet s’est complètement métamorphosée en deux ans ! Alors qu’auparavant, notre Responsable Financière collectait des tonnes de papiers disparates à partir desquels elle devait sortir vaille que vaille des comptes annuels, tout est maintenant en ligne. En quelques clics, elle obtient chiffres et résultats, paroisse par paroisse, en toute sécurité. Le commissaire aux comptes est, lui aussi, très satisfait. Il gagne en rapidité et dispose désormais de données complètes et fiables. »