World Minerals est spécialisé dans l'extraction et la transformation de diatomite et de perlite, deux minéraux qui trouvent leurs applications industrielles sur le marché de la filtration des liquides alimentaires (bière, vin, jus de fruits, etc…) et des charges minérales (pesticides, peintures, plastiques, papier,..). En outre, la perlite a des débouchés importants dans la construction, l'isolation et l’horticulture.
Pour intégrer la gestion des sites de production basés dans toute l’Europe, l’entreprise a choisi
Sage ERP X3 Premium Edition. Entretien croisé avec Estelle Jacq-Leteurtrois, Responsable Fonctionnel des Systèmes d’Information, et Louis Thoa, Supply Chain Manager.
Jusqu’au début des années 2000, World Minerals Europe travaillait avec des logiciels de gestion spécialisés par grands domaines fonctionnels ne communiquant pas entre eux. «
Nous avions beaucoup de mal à consolider les informations provenant de nos différentes usines, explique Estelle Jacq-Leteurtrois. Les fonctions de vente et de comptabilité n’étaient pas intégrées, ce qui occasionnait de nombreuses ressaisies et d’importantes pertes de temps. En outre, nos outils arrivaient en fin de vie et n’étaient plus maintenus. En 2000, décision a été prise d’évoluer vers un ERP. »
Un cahier des charges est rédigé en interne, suivi par un appel d’offre. Plusieurs éditeurs sont consultés, y compris ceux qui destinent prioritairement leurs produits aux grands comptes. « Mais nous nous sommes rapidement orientés vers les éditeurs spécialisés sur le mid-market, dont le positionnement correspondait mieux à nos attentes. Nous avons assisté à plusieurs démonstrations. Sage nous a proposé d’aller plus loin en faisant une étude préalable sur un site représentatif. Cette analyse nous a permis de nous assurer que la méthodologie proposée pour la mise en œuvre du projet d’implémentation de Sage ERP X3 Premium Edition était bien en adéquation avec nos besoins et répondait à nos attentes. La rencontre de responsables d’entreprises utilisant déjà cet ERP a achevé de nous convaincre. »
Sage ERP X3 Premium Edition est définitivement sélectionné en 2001 et le déploiement commence aussitôt. « Nous souhaitions mettre en œuvre tous les modules du produit – administration des ventes, gestion financière et gestion de la production – en nous focalisant dans un premier temps sur les fonctions de base. En procédant ainsi, nous voulions acquérir une bonne maîtrise de nos flux basiques et nous familiariser avec le nouvel outil. Avant de passer à une phase de développements plus complexes, il était important d’uniformiser au maximum les pratiques de nos différents sites. » Louis Thoa précise le calendrier : « Nous avons signé le contrat avec Sage au cours de l’été 2001. Le deuxième semestre de l’année a été consacré au paramétrage du progiciel avec trois consultants fonctionnels Sage. En janvier 2002, la solution a été mise en œuvre au siège parisien et dans les deux sites de production français. En mars, ce fut le tour de l’Espagne. L’Italie et l’Angleterre ont été installées pendant l’été, et nous avons terminé par la Turquie. Fin 2002, tous les sites étaient équipés, avec une centaine d’utilisateurs au total. »
Des dossiers différents sont créés pour chacun des pays concernés, et les données anciennes sont reprises et injectées dans le nouveau système. « Les opérations de reprise ont été très légères, signale Louis Thoa. Nous n’avons pas une volumétrie très importante, ni pour les clients, ni pour les transactions. » Les consultants Sage, très présents, interviennent tout au long du processus, pour le paramétrage et les développements spécifiques. « Nous avons conçu un programme spécifique pour le transport et la gestion logistique, prenant en compte nos contraintes métiers, dit Estelle Jacq-Leteurtrois. Et nous avons souhaité développer un module qualité pour l’une de nos usines. Il s’agit, schématiquement, d’un système de questions réponses applicable aux échantillons prélevés sur la chaîne de production. En fonction des réponses obtenues, on vérifie si on est bien dans les limites de conformité définies par l’usine et on attribue au lot concerné un statut de qualité. Ce statut est matérialisé par un code barre qui se retrouve sur les palettes. Ainsi, à chaque palette est associé le résultat du contrôle qualité. Avec cette procédure, nous répondons à une demande des responsables de l’usine et des clients. Nous avons l’intention de l’adapter et de la mettre en place dans nos autres centres de production. Les consultants Sage ont parfaitement saisi notre problématique et ont su nous apporter les bonnes réponses. »
Les utilisateurs ont très rapidement adopté le nouveau produit dont ils ont particulièrement apprécié la convivialité. « Avec sa logique très intuitive, Sage ERP X3 Premium Edition est facile à prendre en main. Lorsque nous avons des intérimaires, deux jours de formation suffisent et c’est vraiment appréciable », dit Louis Thoa. Estelle Jacq-Leteurtrois complète : « On s’approprie aisément le produit, et pas seulement moi, qui en ai la responsabilité. Nombreux sont les utilisateurs qui savent faire des requêtes tout seuls. Certains utilisent Crystal Report sans aide. Pas besoin d’interroger l’éditeur à chaque nouvelle demande. La plupart du temps, nous nous débrouillons nous-mêmes et trouvons les informations très rapidement. »
La rapidité avec laquelle on peut obtenir des données consolidées, grâce à Sage ERP X3 Premium Edition, représente une avancée majeure. « Nous appartenons à un groupe international spécialisé dans notre secteur d’activité et il est nécessaire de s’adapter à la structure budgétaire, de reporting et de consolidation du groupe. Auparavant, nous ne pouvions tout simplement pas répondre à ces attentes. Avec Sage ERP X3 Premium Edition, un simple clic suffit pour rapatrier et consolider en temps réel des informations provenant de nos différents sites. Nous gagnons évidemment un temps considérable et la direction dispose d’informations pertinentes pour piloter l’entreprise. »
Avec Sage ERP X3 Premium Edition, World Minerals Europe a d’ores et déjà atteint un premier objectif : remplacer des logiciels disparates par un système de gestion homogène et intégré qui permet d’unifier d’un pays à l’autre les pratiques et les procédures. Mais le travail n’est pas terminé : « Nous n’avons pas épuisé, loin s’en faut, toutes les possibilités de notre ERP. Nous souhaitons maintenant mieux utiliser la gestion de production. Actuellement, nous suivons avec Sage ERP X3 Premium Edition notre production théorique, mais nous ne sommes pas capables de connaître la consommation réelle, produit par produit, de fuel par exemple. Pour pouvoir le faire, il faut que nous installions des outils de mesure dans les usines, dont les résultats pourront être exploités par l’ERP. Nous souhaitons aussi déployer les fonctions de planification de la production. Sage ERP X3 Premium Edition nous aide et nous pousse pour aller de l’avant. »
Autre chantier en cours : la migration vers la version 5. « Ce changement de version programmé coïncide chez nous avec un renouvellement de l’équipe de direction. C’est le bon moment pour prendre le temps de réfléchir à nos façons de faire et de remettre à plat certaines procédures afin de les optimiser. La version 5 de Sage ERP X3 Premium Edition comporte de notables améliorations par rapport à la version précédente que nous avons bien l’intention de mettre à profit. Là où nous avions sept dossiers différents, nous allons pouvoir créer un dossier unique et multi-législations pour toute la zone euro. Nous travaillons par ailleurs à la mise en place de processus métiers : au lieu de passer par les menus généraux, nous pourrons définir métier par métier le cheminement logique de chacun dans l’ordinateur, en fonction des normes en vigueur dans l’entreprise. Cette façon de faire très nouvelle devrait limiter les dérives et rendra l’outil encore plus facile à prendre en main pour les utilisateurs. »
Sage ERP X3 Premium Edition ayant donné entière satisfaction à World Minerals, lorsqu’il a fallu trouver une solution professionnelle de gestion des immobilisations, c’est tout naturellement que l’entreprise s’est tournée à nouveau vers Sage. « Nos auditeurs en avaient assez d’étudier les immobilisations de nos différentes usines sur des fichiers Excel hétérogènes. Nous avons opté pour Sage FRP Fixed Assets, parce que nous avons toute confiance en l’éditeur et parce que les interfaces avec Sage ERP X3 Premium Edition étaient évidentes », explique Estelle Jacq-Leteurtrois. World Minerals Europe a fait avec Sage le choix de la pertinence et de la performance. A tel point que les filiales chinoise et mexicaine envisagent de migrer sur Sage ERP X3 Premium Edition dés 2009.