Gélules, pilules, comprimés effervescents, sirops… Sophartex, filiale du groupe Synerlab, façonne des médicaments en tout genre pour le compte des laboratoires pharmaceutiques. Une activité qui requiert une solution de GPAO à la hauteur, avec la possibilité d’accueillir plusieurs dizaines d’utilisateurs en simultané. La solution utilisée par Sophartex étant devenue obsolète, le sous-traitant a décidé d’étudier les différentes solutions du marché. « Nous avons analysé trois outils : Movex (solution déjà en place), Sage ERP X3 Premium Edition et Flex de Cegid, déjà déployé dans le reste du groupe. Sage ERP X3 Premium Edition nous a semblé être la solution la plus puissante et la mieux appropriée pour gérer de gros volumes et supporter de nombreux utilisateurs en même temps. Nous avons également apprécié l’approche métier développée par l’intégrateur Kardol avec son module Pharmacie, complémentaire à Sage ERP X3 Premium Edition. Ses équipes ont compris nos besoins spécifiques métier et l’ont démontré lors de leur présentation. Par la suite, nous avons toujours eu un interlocuteur unique qui a suivi le projet de bout en bout. »
Le périmètre applicatif comprend l’ensemble des opérations de GPAO, ainsi qu’une partie de la comptabilité, la saisie et la facturation commerciale (module ventes-factures). Afin d’être accessible à plusieurs personnes en simultané, l’application est installée en système centralisé et accessible en mode graphique via Windows Server 2003 en mode TSE.
Le timing est serré : la solution doit être opérationnelle en 9 mois. " L'existence d'un module Pharmacie pré-paramétré nous a permis d'aller beaucoup plus vite. Nous avons effectué l'analyse des besoins ensemble et ensuite, il y a juste eu des réglages à faire. Nous avons aussi participé au paramétrage. Au final, nous avons respecté les délais tout en ne consacrant nous-mêmes que deux à trois jours par semaine au projet, ce qui était notre objectif ", se réjouit Pascal Labro.
La formation s'organise de manière pyramidale. L'équipe projet et les responsables de département, soit au total une dizaine de personnes, sont formés début juin, afin de devenir des utilisateurs clés. Ces nouveaux experts se chargent ensuite de former leur équipe, épaulés par l'intégrateur. " Kardol nous a fourni tous les supports de cours, adaptés sur mesure et a été très disponible durant toute la phase de formation et déploiement. " Au bout de 9 mois, l'ensemble du dispositif est opérationnel et les équipes, formées dans le strict respect des délais et du budget.
Au quotidien, le changement est notable. " Pour commencer, nous sommes passés d'écrans passifs vers un environnement Windows. Sage ERP X3 Premium Edition confère plus de souplesse, de transparence et de précision dans le maniement des données. Elle offre par exemple une meilleure lisibilité dans les prix de revient. Nous pouvons faire des simulations sur les prix, les marges… Nous avons également gagné en traçabilité et en suivi des informations. Nous pouvons ainsi remonter au fournisseur d'un des composants à partir d'un produit fini. Et puis nous maîtrisons directement le développement des états en rajoutant des lignes, modifiant les écrans, masquant les menus si on le souhaite. En résumé, le dispositif est à la fois plus convivial et plus avancé dans le traitement des données. "
Autre point fort, l'adaptation métier. " Grâce à l'intégration du module Pharmacie développé par Kardol, la solution a obtenu les trois qualifications QO, QI et QP par l'agence du médicament. " Surtout, le défi initial d'accueillir plusieurs dizaines d'utilisateurs en même temps, a été relevé avec succès, comme le conclut Pascal Labro : " De la production à l'assurance qualité en passant par les magasins, tous les services accèdent simultanément à l'application. Certains transmettant l'information par Wi-Fi depuis leur lecteur code barres, d'autres de manière plus classique. Jusqu'à présent, il y a eu jusqu'à 40 personnes en même temps et cela n'a posé aucun problème !