Loupot traite en direct avec ses clients qui sont généralement de grands comptes du secteur de l'équipement automobile, de la téléphonie ou de l'énergie. Avec un effectif de 80 personnes, la société réalise aujourd'hui un chiffre d'affaires annuel de 11 millions d'euros, en forte croissance ces dernières années.
Depuis 1995, la société travaillait avec un petit
ERP qui prenait en charge toute l'activité de l'entreprise. L'éditeur de ce progiciel ayant fait l'objet d'une liquidation judiciaire, le produit a été repris par un autre éditeur, mais celui-ci n'assurait ni l'évolution, ni la maintenance du module de comptabilité. En outre, le progiciel ne passant pas l'euro, il fallait nécessairement changer de système. "
La SSII repreneuse nous proposant son progiciel de GPAO dans des conditions très avantageuses, explique Marc Rosello, responsable administratif et financier de Loupot, nous avons tenté de l'intégrer en 1999. Malheureusement, le produit s'est rapidement avéré insuffisant pour satisfaire nos besoins."
Une recherche sérieuse et exhaustive est alors menée par Marc Rosello, en charge de ce projet ERP. "Nous nous sommes référés au catalogue "Logiciels Industrie" qui présente quasiment tous les produits disponibles sur le marché. Nous avions quelques critères de base qui nous ont aidés à faire un premier tri. Tout d'abord, nous recherchions un produit intégré, sous environnement Windows, capable de gérer toute notre activité, depuis l'établissement des devis jusqu'à la comptabilité, en passant par toutes les phases intermédiaires, gestion commerciale, gestion des stocks, facturation, encaissements, etc. Ensuite, nous voulions que le produit soit édité par une société solide et pérenne afin d'éviter une nouvelle expérience malheureuse. Enfin, nous avons naturellement éliminé les progiciels manifestement conçus pour les très grands comptes, qui ne sont adaptés ni à notre taille ni à notre organisation."
Deux produits sont restés finalement en lice, dont Sage ERP X3 Premium Edition. "Nous connaissions déjà SAGE, explique Marc Rosello. En 1995, lors de notre précédente recherche d'ERP, nous nous étions intéressés à ce produit, mais à cette époque il n'était pas disponible sous Windows et n'intégrait pas de gestion de production. Nous n'avions donc pas donné suite."
Sage ERP X3 Premium Edition est présenté par la société SBI, l'un des partenaires intégrateurs du réseau Sage.
"Les éléments qui ont fait pencher la balance en faveur de ce progiciel ont été les suivants : tout d'abord, la nature de l'approche commerciale de SBI, qui apportait des réponses techniques et travaillées à nos questions au lieu des arguments habituels du style "pas de problème, notre produit sait tout faire" ; ensuite, la taille et la proximité géographique de SBI ; enfin, la possibilité de ne nous engager définitivement qu'après la formation du groupe de projet."
La décision d'adopter Sage ERP X3 Premium Edition est prise fin 2000. Un groupe de projet comprenant cinq personnes et piloté par Marc Rosello est alors constitué et formé sur le produit "A ce stade-là, nous nous étions réservé la possibilité de revenir sur notre choix. Si, après étude approfondie des différentes fonctionnalités de Sage ERP X3 Premium Edition, il était apparu que le produit ne pouvait pas s'adapter aux spécificités de notre activité, nous aurions renoncé. Mais tel n'a pas été le cas. Aidés par les consultants de SBI, nous avons fait une étude d'adéquation. Nous avons examiné point par point toute la liste de nos besoins, et examiné la façon dont le produit pouvait y répondre en standard. Cela impliquait parfois de changer quelque peu nos méthodes de travail, mais nous évitait de recourir à des développements spécifiques coûteux. Sage ERP X3 Premium Edition étant très paramétrable, nous pouvons l'utiliser presque à 100% en standard."
Les utilisateurs finaux - 30 au total - sont formés en octobre 2001. Le démarrage effectif a lieu en décembre, dans les temps. "Nous avons un peu souffert au début, avoue Marc Rosello, parce qu'il y avait quelques dysfonctionnements liés à la nouvelle version du progiciel. Et puis tous nos interlocuteurs étaient accaparés par le passage à l'euro ! Cela va beaucoup mieux aujourd'hui. Sage ERP X3 Premium Edition est un produit solide sur le fond, remarquablement conçu, extrêmement bien pensé en amont. Avec ce produit, on a de quoi travailler sérieusement ! Nous utilisons quasiment toutes ses fonctionnalités, depuis l'établissement des devis jusqu'à la tenue de la comptabilité, en passant par la gestion des stocks, des ventes, des achats, et de la production. Quelques chantiers sont encore ouverts : la liasse fiscale, les immobilisations, les calculs de coûts. Toutes les fonctions de l'entreprise seront donc à moyen terme pilotées par un outil unique, ce qui était l'un de nos objectifs principaux. Avec Sage ERP X3 Premium Edition, nous pensons avoir fait le bon choix."