En 2003, l’OPAC du Rhône lance un vaste projet d’entreprise, visant à améliorer la qualité de l’offre et des prestations associées, pour combler les attentes des élus et des locataires en gérant plus efficacement les ressources. Dans ce contexte, une nouvelle organisation générale, plus décentralisée, est mise en place dès 2005 : elle valide rapidement un schéma directeur du système d’information (SDSI) dont l’objectif est de mettre en adéquation le système d’information avec les objectifs stratégiques de l’entreprise. « Nous avons créé des groupes de travail, organisé de nombreuses réunions et pris le temps d’analyser en profondeur l’ensemble des métiers et des processus impliqués dans l’entreprise, explique Dominique Englebert, DSI de l’OPAC du Rhône. Trois priorités à court terme sont clairement ressorties. Nous utilisions depuis 1990 un logiciel comptable dont nous étions obligés d’assurer nous-mêmes la maintenance pour cause de défaillance de l’éditeur. Il devenait urgent de remplacer ce produit obsolète par une solution financière conforme aux nouvelles normes comptables et fiscales, développée par un éditeur fiable et pérenne. Nous avons souhaité par ailleurs informatiser les approvisionnements, afin de mieux maîtriser les flux d’achats et d’engagements grâce à des informations plus riches, dans le respect du code des marchés publics auquel nous sommes assujettis. En parallèle – c’était notre troisième priorité – nous voulions mettre en place un système de workflow et de gestion électronique des documents (GED) qui réduirait, voire ferait disparaître, le papier dans l’entreprise tout en facilitant la circulation des documents et leur accessibilité. »

Le projet est mis sur les rails en 2005. Comme il s’agit d’un marché public, un appel d’offre est lancé dans les règles. Les candidats sont agréés et les solutions proposées sont analysées dans le détail, à partir d’une grille d’évaluation multicritères. Sont examinés la valeur technique des offres, leur capacité d’intégration, leur ergonomie, la facilité de mise en œuvre et d’utilisation, les modalités de mise en œuvre et le prix. C’est Sage ERP X3 Premium Edition qui est finalement retenu.
« L’offre Sage était de loin la mieux placée, précise Dominique Englebert. Cet ERP répond parfaitement à nos besoins. Il est capable de s’adapter facilement aux spécificités de notre profession, qui sont essentiellement liées au code des marchés publics : nous devons respecter des procédures très strictes pour les appels d’offre, lesquelles changent en fonction du montant des commandes, avec des seuils à ne pas dépasser. Sage ERP X3 Premium Edition peut aussi s’interfacer à un produit de workflow et de gestion électronique des documents, en s’intégrant dans un environnement technologique relativement complexe, ce qui était pour nous un critère primordial. Enfin, grâce à son atelier de génie logiciel, Sage ERP X3 Premium Edition peut évoluer d’une version à l’autre, sans qu’il soit nécessaire de redévelopper les parties spécifiques : c’est très rassurant pour nous. Sage s’est d’ailleurs engagé formellement à prendre totalement en charge les impacts que pourrait avoir sur les développements spécifiques tout changement de version dans le futur. »

La mise en œuvre du projet ERP dans l’entreprise a une autre caractéristique : l’exigence d’un déploiement rapide.
« Nous avons définitivement arrêté notre choix en mars 2006, et nous voulions démarrer début 2007, pour le nouvel exercice comptable. Les délais étaient donc très tendus, mais ils ont été tenus. Une première version était opérationnelle le 2 janvier 2007, et nous avons pu commencer la reprise des données anciennes dès le mois d’octobre 2006. Nous avons mis à profit les six mois suivants pour consolider le nouveau système, déployer les fonctionnalités qui n’étaient pas indispensables au moment du démarrage et conduire le changement au sein de l’entreprise. 400 utilisateurs au total utilisent le produit à des degrés divers, mais il y a un noyau dur d’une centaine de personnes : les chargés de site, qui passent des commandes sur le terrain, la direction des achats et la direction financière. »

Si le projet a pu être mise en œuvre aussi rapidement et de manière si satisfaisante, c’est aussi grâce aux équipes mobilisées. « A l’OPAC du Rhône, nous avons constitué trois équipes projets et impliqué une trentaine d’acteurs opérationnels. Et nous sommes très bien accompagnés par les consultants Sage. Ils ont toujours été très réactifs, avec des réponses pertinentes, adaptées à nos contraintes et à nos exigences. Leur capacité à comprendre et à traiter les problèmes, même les plus spécifiques, nous a vraiment impressionnés. Nous avons ressenti chez nos interlocuteurs une volonté très forte de réussir ce projet avec nous, sans laquelle nous n’aurions certainement pas tenu les délais. Nous avons travaillé dans un esprit d’équipe, de confiance et de partenariat. C’est tout notre intérêt d’ailleurs : nous avons souhaité participer au maximum à l’élaboration des parties spécifiques liées à la gestion des entreprises soumises au code des marchés publics. Nous espérons qu’à terme, Sage pourra « progicialiser » ces fonctions et, pourquoi pas, les intégrer dans le standard !»