Créée en 1976, la société L'Occitane fabrique des produits cosmétiques et les commercialise dans le monde entier via un réseau de 900 boutiques. Ces produits sont également vendus en pharmacie et dans certains grands magasins. L'Occitane a aussi une activité B-to-B auprès de compagnies aériennes et d'hôtels de luxe.
La société connaît une croissance très forte (25 à 30% par an depuis 5 ans) et se développe beaucoup à l'international, au travers de filiales et de distributeurs - le marché asiatique représente aujourd'hui près de la moitié du chiffre d'affaires (325 millions d'euros en 2007).
" L'Occitane a fait le choix d'un ERP Sage dès 1993, dit Emmanuelle Lief, et c'est Arcanes - partenaire intégrateur - qui s'est occupé de la mise en œuvre du progiciel sur notre site de Manosque. Nous en étions satisfaits, mais la société se développant à un rythme soutenu, nos besoins fonctionnels devenaient plus importants. En 2001, nous avons donc décidé de changer notre système d'information. Nous avons étudié l'offre disponible sur le marché et finalement opté pour Sage ERP X3 Premium Edition, qui répondait à nos besoins sur les plans technique et fonctionnel : nous recherchions en effet une solution logicielle capable de gérer, avec une base de données unique et standard, tous les flux physiques et financiers de l'entreprise. Comme nous étions déjà sur une solution Sage, la reprise des données s'en est trouvée facilitée et nous avons continué à travailler avec Arcanes dont nous étions pleinement satisfaits. " Deux ans plus tard, en 2003, Sage ERP X3 Premium Edition équipe L'Occitane Inc. aux Etats-Unis. " Nous avons travaillé sur ce dossier en liaison avec les consultants de la filiale américaine de Sage. Nous avons fait à ce moment-là le choix d'un serveur autonome, indépendant de notre système d'information central. " Au cours des années suivantes, Sage ERP X3 Premium Edition est mis en place dans différentes filiales du groupe, en Europe (Espagne, Allemagne, Royaume-Uni, Suisse) et en Amérique du sud.
" Sage ERP X3 Premium Edition est véritablement le cœur de notre système d'information, pour l'Europe, le Mexique et les Etats-Unis. Notre stratégie consiste aujourd'hui à centraliser au maximum notre gestion informatique, précise Emmanuelle Lief. Dans les filiales européennes et au Mexique, nous avons déployé le progiciel à partir du serveur central de Manosque. Et nous avons maintenant le projet de rapatrier ici le dossier de la filiale américaine : nous menons pour ce faire une analyse fonctionnelle approfondie qui met en évidence les écarts entre leurs procédures et les nôtres. A chaque écart constaté, nous proposons soit un réalignement, soit un développement spécifique afin de prendre en compte certaines réalités locales. Nous travaillons sur ce projet en étroite collaboration avec Arcanes et Sage. Nous travaillons avec les mêmes consultants Arcanes depuis plusieurs années et apprécions leurs valeurs et leurs principes : très réactifs et disponibles, ils assument leurs responsabilités et nous leur faisons confiance. "
Epine dorsale du système d'information de l'entreprise, Sage ERP X3 Premium Edition est interfacé à de nombreuses applications (outils de gestion des boutiques, Sales Force Administration, prévision des ventes, e-commerce, extranet, etc.). Tous les modules de l'ERP sont utilisés, depuis la gestion commerciale jusqu'à la gestion financière, en passant par la gestion des stocks et de la production. " Nous exploitons au maximum les fonctionnalités standards du produit, mais nous avons tout de même fait quelques développements spécifiques pour prendre en compte certains flux d'information particuliers entre filiales. La gestion de nos stocks n'est pas non plus toujours très simple : nous fabriquons la plupart de nos produits, mais nous achetons aussi pour nos boutiques des articles comme des meubles ou des vitrines. La diversité de nos canaux de distribution est un autre facteur de complexité. Sage ERP X3 Premium Edition et Arcanes ont toujours su nous donner les bonnes réponses fonctionnelles en s'adaptant à nos contraintes. "
Emmanuelle Lief conclut : " Grâce à Sage, nous travaillons maintenant avec un outil de gestion totalement intégré et fortement centralisé. L'Occitane est une entreprise active et dynamique, qui bouge à tous les niveaux : Sage ERP X3 Premium Edition nous accompagne au quotidien et aide à la réalisation de certains projets de développement. "