Avec 280 salariés en France, des agences réparties sur tout le territoire national et plusieurs filiales à l’étranger, 01dB-METRAVIB a réalisé en 2005 un chiffre d’affaires de 32 millions d’euros.
En 2003, la société se trouve confrontée à un certain nombre d’enjeux stratégiques et décide d’acquérir un nouvel outil de gestion pour y faire face.
"01dB-METRAVIB est le résultat de la fusion de plusieurs petites entreprises qui utilisaient chacune des logiciels différents" explique Catherine Bacconnier, DSI et chef de projet Sage ERP X3 Premium Edition. "Il était vital de mettre en place des procédures internes communes grâce à un système intégré unique. Ce progiciel devait être capable de gérer la comptabilité et la production, mais aussi de suivre nos affaires et nos projets c’est en effet un aspect particulièrement complexe de notre activité."

Après étude et analyse des différentes solutions disponibles, 01dB-METRAVIB opte pour l’ERP Sage ERP X3 Premium Edition. " Ce progiciel, spécialement conçu et dimensionné pour les entreprises de taille moyenne, nous a semblé répondre en standard à la plupart de nos besoins fonctionnels. En outre, l’intégrateur GFI Infogen, avec lequel nous avons signé, proposait pour gérer nos affaires un module « Services », complémentaire à Sage ERP X3 Premium Edition et parfaitement intégré au système. C’est exactement ce que nous recherchions, et nous n’avons pas trouvé sur le marché d’offre concurrente aussi complète et cohérente. "

Une équipe projet est constituée en interne avec des utilisateurs pilotes. Cette équipe travaille avec les consultants de GFI Infogen pour déterminer, domaine par domaine, les paramétrages de l’ERP. Pour ce qui est de la GPAO, de la comptabilité, des achats, des ventes et des stocks, les fonctionnalités proposées en standard par Sage ERP X3 Premium Edition suffisent à couvrir tous les besoins. " Sans remettre en cause fondamentalement nos méthodes de travail, nous avons réussi, grâce à Sage ERP X3 Premium Edition, à harmoniser nos procédures et à imposer un langage commun. "

« Lorsque nous vendons des appareils, nous établissons en même temps des contrats de maintenance 700 par an environ qui donnent lieu à des facturations périodiques. Auparavant, nous devions enregistrer pour chaque commande autant de lignes qu’il y avait de factures de maintenance à prévoir, et nous les déclenchions manuellement à chaque date échue. Avec la gestion des contrats proposée par l’application Location & Maintenance du module Services développé par GFI Infogen dans Sage ERP X3 Premium Edition, toutes ces factures sont générées automatiquement. C’est plus simple, plus fiable et plus rapide. »

Avec ses principaux clients, pour lesquels il arrive que les projets s’étalent sur plusieurs années, 01dB-METRAVIB travaille à l’affaire. Et l’application Gestion de Projets/Affaires du module Services développé par GFI Infogen dans Sage ERP X3 Premium Edition s’est révélé, là aussi, un allié indispensable. 

" Sur chaque affaire en cours (nous en avons une centaine), différents types de collaborateurs sont amenés à intervenir : responsables, gestionnaires, ingénieurs, techniciens, etc. Chacune de ces personnes fait le décompte quotidien du temps passé par dossier. Nous obtenons ainsi, à la fin de chaque mois, un compte de résultat analytique affaire par affaire.
Nous comparons alors ces données réelles aux prévisions établies et, si cela s’impose, nous réajustons les dépenses prévisionnelles pour les mois suivants. Grâce à l’application Gestion de Projets/Affaires du module Services de GFI Infogen, nous pouvons également définir pour chaque projet s’il sera géré à l’avancement ou à l’achèvement. Tout dépend du moment où l’on constate le chiffre d’affaires (au fur et à mesure ou à la toute fin des opérations) et du rythme de facturation déterminé en accord avec le client.
Cette application sait parfaitement prendre en charge l’un ou l’autre mode de calcul. De plus, il nous permet de suivre avec précision l’état d’avancement de chacune de nos affaires, de connaître les dépenses réellement engagées et celles qui restent à venir. Un tel outil de suivi est indispensable pour une activité comme la nôtre. "

Le module Services développé par GFI Infogen est totalement intégré à Sage ERP X3 Premium Edition, notamment à la comptabilité, et génère un certain nombre d’écritures automatiques, ce qui fait gagner à chacun un temps considérable et permet aux contrôleurs de gestion et aux commissaires aux comptes de travailler sur des données réelles fiables. L’entreprise commence par ailleurs à utiliser la partie SAV du module, pour gérer le planning des visites prévues dans le cadre des contrats de maintenance et de surveillance, et pour suivre les demandes formulées par les clients. Le module CRM a également été mis en œuvre récemment.

"Le système global que nous avons mis en place avec GFI Infogen nous donne entière satisfaction" conclut Catherine Bacconnier. Il nous donne des résultats plus fiables, plus rapides et plus transparents, grâce auxquels nous sommes plus productifs et plus réactifs en cas d’anomalie. Surtout, il permet à chaque responsable de dossier d’avoir une meilleure connaissance des affaires en cours, en accédant eux-mêmes aux données qui les intéressent, sans passer par le contrôle de gestion. Ils sont ainsi plus autonomes. »