La Monnaie de Paris a trois activités principales : fabriquer pour l’Etat des euros français ; répondre à des appels d’offres pour la production de monnaies courantes étrangères ; créer et produire en petites séries des bijoux, des pièces et des objets de collection. Le siège, le musée et la production d’art sont historiquement installés à Paris, Quai de Conti, tandis que l’unité de fabrication des grandes séries est basée à Pessac. En 2009, la Monnaie de Paris a réalisé un chiffre d’affaires de 125 millions d’euros. Elle emploie 500 personnes, réparties également sur les deux sites.
Jusqu’en 2006, la Monnaie de Paris était la Direction des Monnaies et Médailles, rattachée à Bercy. Elle est devenue en 2007 un Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial (EPIC). Ce changement de statut, qui a imposé entre autres de passer d’une comptabilité publique à une comptabilité privée, a déclenché la décision de refondre entièrement le système d’information de l’entreprise. C’est Sage ERP X3 Premium Edition qui a été choisi. Entretien avec Gilles de Gouyon, Directeur Financier et de la Performance et Daniel Uzan, Directeur Informatique.

« Le changement de statut de la Monnaie de Paris était une nécessité, explique Gilles de Gouyon. Nous étions auparavant la seule usine de Bercy – et la plus petite direction – avec des problématiques industrielles et opérationnelles tout à fait spécifiques. Comme pour toute administration, notre budget était voté chaque année sans qu’il y ait la moindre possibilité de revenir dessus en cours d’exercice. En mode EPIC, nous sommes dotés d’un capital et c’est nous qui le gérons. Nous sommes plus autonomes et pouvons prendre des décisions plus rapides. Ce nouveau statut nous donne la possibilité de mieux nous organiser pour baisser nos coûts et améliorer notre productivité. »

La transformation juridique de l’établissement imposait en premier lieu un changement de comptabilité. « Mais nous avons souhaité aller plus loin, ajoute Gilles de Gouyon. Nous avons convaincu notre nouveau PDG qu’il fallait faire évoluer l’ensemble de notre système d’information. Notre précédent système reposait sur deux logiciels différents : une solution comptable et financière plutôt conçue pour gérer les finances publiques et une solution de gestion de la production et de gestion commerciale à laquelle on avait ajouté tant de spécifiques au fil du temps qu’elle ne pouvait plus guère évoluer et allait bientôt cesser d’être compatible avec quoi que ce soit. En outre, ces deux logiciels, qui n’étaient plus adaptés à nos besoins, communiquaient mal entre eux. »
En 2007, la Monnaie de Paris décide de se faire aider par un Assistant à maîtrise d’ouvrage (AMOA) pour l’élaboration du cahier des charges. Un premier appel d’offre est donc lancé, c’est la société INEUM qui le remporte. « INEUM est un cabinet reconnu, précise Daniel Uzan. L’équipe de Lyon en particulier travaille beaucoup avec des PME industrielles, avec des références dans des métiers identiques au nôtre et une bonne expérience de la conduite de changement dans les milieux industriels. Nous avons senti que ce serait un bon partenaire pour accompagner notre projet informatique. »

Avec INEUM, la Monnaie de Paris rédige et diffuse largement son cahier des charges. « Nous avons mis en place une procédure en entonnoir, explique Gilles de Gouyon. Après un premier tri administratif sur dossier, nous avons demandé des éléments de plus en plus précis aux prestataires qui restaient en lice : des maquettes, des démonstrations. Nous avons constitué une short-list de quatre produits présentés soit par des intégrateurs, soit par l’éditeur en direct. Le choix final s’est fait après analyse de jeux d’essais. Nous hésitions entre deux ou trois produits et c’est le facteur humain qui a fait pencher la balance en faveur de Sage. Nous avons choisi une solution (Sage ERP X3 Premium Edition) et une équipe. »

Sage ERP X3 Premium Edition répond parfaitement aux exigences de la Monnaie de Paris, tant sur le plan technique que fonctionnel. « Nous recherchions un ERP capable de prendre en charge toutes les fonctions de l’entreprise, dit Gilles de Gouyon. Le produit devait savoir faire le grand écart en étant suffisamment souple pour gérer sur nos deux sites aussi bien les grandes séries (qui se chiffrent en centaines de millions d’unités) que les petites séries (parfois seulement quelques dizaines d’exemplaires). Enfin, forts de notre expérience, nous voulions limiter les développements spécifiques et nous appuyer au maximum sur les fonctionnalités standards. Sage ERP X3 Premium Edition était en tout point la bonne réponse. La couverture fonctionnelle standard de ce produit est suffisamment riche pour répondre à la quasi-totalité de nos besoins. Et pour nos spécificités métiers, des développements complémentaires ont pu être menés à bien : le premier d’entre eux nous permet d’assurer un double suivi des mouvements de nos stocks de métaux, à partir de leur poids standard (tel qu’il apparaît sur les fiches articles) et de leur poids réel (donné par la balance). En faisant ainsi la distinction entre poids réel et poids théorique, nous avons une vision beaucoup plus fine et beaucoup plus juste de l’état de nos stocks de métaux. Un second développement complémentaire nous aide à gérer et à suivre à l’unité près les tirages limités pour les produits de collection. » « Sage avait déjà installé chez la société Précinox, bijoutier en Suisse, un système de suivi en double unité, précise Daniel Uzan. Cela nous a beaucoup rassurés. »

Le contrat avec Sage est signé début 2008. « Nous voulions basculer fin 2008, ce qui nous laissait onze mois, dit Daniel Uzan. Les délais étaient donc assez serrés. Les consultants de Sage, dont nous avons apprécié le dynamisme et la compétence, se sont fermement engagés à les tenir. » Un groupe projet de 15 personnes, au sein duquel on trouve les responsables du département informatique, un responsable de chaque grand service fonctionnel et des représentants d’INEUM, est mis en place pour suivre le chantier en interne « Après réflexion, nous avons opté pour le mode big bang. Au lieu de créer des interfaces provisoires entre l’ancien et le nouveau système en démarrant un module après l’autre, nous avons préféré concentrer nos forces et basculer tous les modules en même temps. Notre usine de Pessac ferme tous les ans entre Noël et le jour de l’an, explique Gilles de Gouyon. Nous avons profité de ce moment idéal : le 5 janvier 2009, lorsque le personnel est rentré de vacances, les premières factures produites par Sage ERP X3 Premium Edition sont sorties. »
Après avoir été eux-mêmes formés par Sage au nouveau produit, les utilisateurs-clés forment leurs collègues. « Nous avons pensé qu’il était préférable de faire le maximum de formation en interne, quitte à y passer un peu plus de temps : cela favorise la communication entre les collaborateurs et les différents services, les questions jaillissent plus naturellement et la prise en main du produit par les utilisateurs est facilitée. 2009 a été une année de transition et d’apprentissage. Nous avons continué à former, vérifier, contrôler, tester des procédures, nettoyer ou inventer des données… »

Un an après le démarrage, le bilan est tout à fait positif. « Changer de fond en comble le système d’information de la Monnaie de Paris a représenté pour chacun d’entre nous un gros investissement. Incontestablement, c’est un succès. Les délais ont été tenus, tous les modules de Sage ERP X3 Premium Edition ont été opérationnels en temps et en heure. Les bénéfices sont déjà considérables : nous disposons maintenant d’une comptabilité analytique puissante qui nous permet d’analyser finement notre activité et d’imputer nos dépenses par centre de coût. Nous avons en temps réel une information plus complète et plus pertinente qui devrait nous aider à prendre de meilleures décisions. Grâce à Sage ERP X3 Premium Edition, nous pouvons enfin harmoniser les procédures en vigueur dans nos deux sites. Même si les problématiques industrielles sont différentes à Paris et à Pessac, il n’y a plus d’incohérence méthodologique comme autrefois. L’information circule mieux. La Monnaie de Paris a toujours fonctionné de manière relativement cloisonnée. Sage ERP X3 Premium Edition est un outil fort et structurant qui décloisonne les services par nécessité : les problématiques deviennent transverses, le mode projet a obligé les collaborateurs à se parler… C’est un levier extraordinaire ! »
Il ajoute : « L’arrivée d’un ERP au sein de la Monnaie de Paris a agi à plusieurs niveaux. Il nous a permis bien sûr de prendre en charge les nouvelles contraintes juridico-comptables liées au changement de statut. Il nous a également donné les moyens d’être plus réactifs et plus performants. Enfin, étant exigeant lui-même, l’outil nous oblige à l’être aussi et nous propose sans cesse des pistes nouvelles d’amélioration. »

Tandis que les grandes fonctions de Sage ERP X3 Premium Edition sont bien en place, des projets complémentaires sont en cours de réalisation ou à l’étude. « Nous avons par exemple lancé un projet de Business Intelligence afin d’avoir des indicateurs fiables et performants. Le projet est déjà finalisé sur les ventes, les achats et la finance. Nous mettons maintenant au point les aspects CAI*, stock et production. Nous avons aussi prévu de transférer nos bases d’immobilisations d’Abel Entreprise (une solution Sage fonctionnant chez nous comme un produit extérieur) vers la base Sage ERP X3. Par ailleurs, nous envisageons de passer de la version 5 à la version 6 de Sage ERP X3 Premium Edition courant 2011», conclut Gilles de Gouyon.