Travaillant sur un marché fortement saisonnier rythmé par les trois événements que sont Halloween, Noël et le Carnaval, le Groupe César SA est soumis à la nécessité de s’adapter aux contextes locaux : en Italie et en Espagne, les déguisements pour les petites filles doivent avoir des manches longues ; en Allemagne, les déguisements pour le Carnaval sont pour l’essentiel vendus à des adultes, etc. Avec un renouvellement de 80% de ses gammes d’articles tous les deux ans, le Groupe César SA réalise un chiffre d’affaire annuel de 135 millions d’euros. En 2002, une nouvelle direction a souhaité créer une dynamique de groupe.
Il est devenu nécessaire de mettre en place un ERP commun à toutes les sociétés du Groupe César SA : c’est Sage ERP X3 Premium Edition qui a été choisi.
« Jusqu’alors, explique Bertrand Bouniol, directeur des systèmes d’information, le Groupe César SA était un ensemble de PME, travaillant chacune avec des process propres et utilisant des systèmes de codification différents. Le fait d’appartenir à un même ensemble n’apportait aucun bénéfice, bien au contraire. Un exemple : lorsqu’un produit demandé était manquant en France, nous ne pouvions pas savoir ou alors au prix d’une enquête fastidieuse s’il restait du stock en Allemagne parce que les codes produits n’étaient pas les mêmes d’un pays à l’autre. Autre exemple : notre usine de Madagascar fabrique des costumes de Spiderman pour l’Angleterre et l’Italie ; chacune de ces deux filiales avait l’habitude d’envoyer son propre patronage ; l’usine devait donc modifier sa chaîne de fabrication alors qu’en définitive les costumes livrés étaient quasiment identiques...Un nouveau schéma directeur a donc été adopté, prévoyant la mise en place d’un ERP commun. C’était en quelque sorte l’épine dorsale du projet.»
Un cahier des charges est défini. « Nous avons déterminé plusieurs critères de choix, explique Bertrand Bouniol. Il fallait naturellement que la solution retenue couvre la totalité des fonctionnalités dont nous avons besoin (production, ventes, achats, stocks, comptabilité) et sache travailler avec un ensemble de PME comme le nôtre. En outre, il était essentiel à nos yeux que l’éditeur soit présent dans tous les pays où nous avons des filiales : Europe, Etats-Unis, Chine et Hong Kong. »
La plupart des ERP disponibles sur le marché sont consultés. « Nous avons également regardé de près les solutions déjà en place dans nos différentes filiales. Mais notre souhait impératif de travailler avec un éditeur présent à l’international nous a fait éliminer rapidement la plupart de ces produits. Trois solutions sont restées en short list. Si nous avons finalement opté pour Sage ERP X3 Premium Edition, c’est en raison de sa forte implantation internationale et de sa bonne connaissance des moyennes entreprises. En outre, nous avons été rassurés par la compétence et l’écoute de nos interlocuteurs. »
Il est prévu dès le départ de déployer le progiciel filiale par filiale, en tirant profit de l’expérience accumulée à chaque étape. « Nous avons choisi de commencer par notre filiale espagnole, qui est très représentative de l’ensemble de nos activités, avec une taille relativement importante et une équipe sur place capable d’accompagner le projet. » Parallèlement, au siège en France, une réflexion approfondie est menée sur la structure des données communes et l’organisation des process du Groupe César SA. « Nous avons fait de nombreux allers-retours avec l’Espagne, validant sur le terrain nos hypothèses au fur et à mesure, avec la volonté forte de nous écarter le moins possible du standard. Nous avons ainsi créé une codification unique qui convient à la fois à la production, à la création et à la vente. »
L’activité de César étant très saisonnière, le travail sur la mise en œuvre de l’ERP se fait pendant les périodes de creux. Chaque filiale avance ainsi au gré des saisons, des phases d’accélération alternant avec des périodes de mise en sommeil planifiées. « Notre filiale espagnole a pu démarrer fin 2004. Avant cela, nous avions lancé le projet en Angleterre. C’était plus simple car il n’y a pas de production et l’organisation de la filiale ne pose pas de problèmes particuliers. Aux Etats-Unis, nous avons fait réaliser plusieurs développements spécifiques : notre filiale américaine, déjà très informatisée, voulait conserver toute la méthodologie qu’elle avait mise au point, avec succès d’ailleurs. Le démarrage a eu lieu en décembre 2005. Nous déployons le projet dans notre filiale chinoise depuis le 1er septembre 2006. Pour réussir l’implémentation dans tous ces pays, il était essentiel d’avoir un correspondant local capable à la fois de comprendre les procédures de notre Groupe César SA et de connaître les particularités locales. Dans chaque pays, nous nous sommes beaucoup appuyés sur les consultants de Sage. Enfin, en Italie, nous commençons à peine le travail d’analyse et sommes en relation avec un intégrateur Sage qui devrait nous aider pour la mise en œuvre. Objectif : avril 2007. »
L’ensemble de ces déploiements à l’international est piloté par le siège parisien du Groupe César SA. Il garde un œil sur l’avancée de chaque filiale, s’assure que les règles communes définies sont bien respectées et fait en sorte que les expériences et les acquis des uns profitent aux autres. « Nous voulions dès le départ développer des projets locaux autonomes utilisant un langage commun, précise-Bertrand Bouniol DSI Groupe César SA. Les données dont nous disposons sont plus fiables, plus complètes, plus faciles à trouver et à comparer. Grâce à Sage ERP X3 Premium Edition, nous rationalisons la production et la gestion des stocks au niveau du Groupe César SA. Chaque filiale travaille mieux et peut plus facilement échanger avec les autres. Grâce aux règles standards que nous avons établies et que nous renforçons à chaque projet, nous obtenons des informations homogènes d’un pays à l’autre. Cela va être le cas par exemple pour le calcul des royalties, assez complexe, et qui était auparavant traité de manière différente dans chaque filiale. Nous pouvons plus facilement extraire du système toutes les informations dont nous avons besoin pour établir les comptes consolidés du Groupe César SA. Il nous reste maintenant à réfléchir aux procédures de communication entre filiales : c’est notre prochain chantier... »