La société Graines Voltz connaît une croissance relativement rapide, passant en quelques années de 20 à 120 salariés. L'outil informatique développé en interne qu'elle utilisait initialement pour sa gestion comptable et commerciale ne suffisait plus à couvrir tous ses besoins. Aussi la direction de l'entreprise a-t-elle décidé d'adopter un progiciel intégré qui saurait prendre en charge tous les aspects de sa gestion tout en structurant son organisation et en accélérant son développement.

Un cahier des charges est rédigé et plusieurs éditeurs sont consultés. Après analyse et réflexion, deux solutions sont sélectionnées. C'est Sage ERP X3 Premium Edition qui est retenu. « Ce produit est à la fois structurant et très souple. On peut facilement l'aménager et intégrer des développements spécifiques », explique Catherine Graff.

C'est la société e-THEMIS, partenaire intégrateur Sage basé à Angers, qui a suivi la mise en œuvre du progiciel. Les modules comptabilité, ventes, achats et stocks ont été déployés pour 50 utilisateurs sédentaires. « Nous avons essentiellement procédé par paramétrages à partir du standard et nous avons fait un développement spécifique pour adapter à notre métier la saisie et la mise en préparation des commandes », explique Catherine Graff.
Sage ERP X3 Premium Edition est installé sur les deux sites de l'entreprise et apporte toute satisfaction à la Direction et aux utilisateurs. «Sage ERP X3 Premium Edition a pris en charge tous nos besoins fonctionnels, souligne Catherine Graff. C'est un produit puissant qui sait s'adapter rapidement à nos demandes. Par exemple, lorsque nous avons dû changer la manière d'affecter les frais de port sur nos commandes, nous avons pu répercuter ce changement dans l’ERP en deux jours seulement grâce à la gestion des tarifs prévue dans Sage ERP X3 Premium Edition. De manière plus générale, Sage ERP X3 Premium Edition nous a aidés à restructurer l'ensemble de nos activités. Le produit a une logique de fonctionnement très rigoureuse que nous suivons chaque fois que c'est possible pour l'organisation de nos services. Nous mettons ainsi en place une manière commune de travailler, avec un même langage, et c'est essentiel. Sage ERP X3 nous a permis aussi de gagner du temps, en particulier dans tous nos échanges avec les fournisseurs. »< m="" />

Afin d'être autonome et de pouvoir réagir très vite en cas de problème ou de demande nouvelle de la part des utilisateurs, la Direction de l'entreprise a souhaité mettre en place une équipe informatique interne (une personne s'occupe à temps plein du matériel, et trois personnes sont chargées de gérer les logiciels). «Nous avons ainsi pu développer en interne des programmes que nous avons ensuite facilement intégrés à Sage ERP X3. Nos 50 commerciaux itinérants peuvent par exemple faire des saisies déportées de leurs commandes, qui sont directement transmises à l’ERP. E-THEMIS nous accompagne dans tous ces développements complémentaires, c'est le partenaire idéal. Nous avons affaire à des équipes très réactives et très présentes, aux compétences variées et complémentaires. Ils nous apportent souvent de bonnes réponses et nos échanges sont fructueux. C'est précieux. »

« Le système de saisie déportée nous permet aussi de travailler avec un important fournisseur de jeunes plants basé en Allemagne avec lequel nous avons instauré une relation de partenariat. Sage ERP X3 a rendu possible cette ouverture vers l’Europe. Autre avantage apporté par Sage ERP X3 : en cas de commande urgente, nos commerciaux peuvent intégrer en temps réel des commandes saisies sur leur Blackberry.
Nous avons également mis en place un système de picking avec lecture code barres pour la préparation des commandes de semences, qui est interfacé à Sage ERP X3. Grâce au picking, nous préparons 50% de commandes en plus avec le même nombre de personnes : le gain est énorme. »

Prochain chantier : Graines Voltz va prochainement migrer vers la nouvelle version de Sage ERP X3. « Nous faisons confiance à Sage et nous voulons que nos solutions évoluent, c’est tout naturel. La nouvelle version de l’ERP va nous offrir des fonctionnalités plus puissantes et nous permettra en particulier de connecter plus d’utilisateurs et d’avoir une gestion des stocks encore plus performante », conclut Catherine Graff.