C'est ainsi qu'avec 1 400 employés (dont 300 praticiens vacataires), la FMP gère - entre autres - 3 centres médicaux, 11 centres de santé dentaire, 20 centres d'optique, 2 résidences de retraite médicalisée, un service d'aide à domicile, un centre d'assurance maladie des professions indépendantes (CAMPI), un service de tourisme, un service de funérailles... Elle assure également la gestion comptable de 7 unions départementales.
Pour sa gestion financière, la FMP était équipée depuis plusieurs années du progiciel Sigagip Finances, mais ce produit arrivait en bout de course. D'une part, parce qu’il n’offrait pas certaines fonctionnalités avancées nécessaires pour la FMP ; d'autre part, parce que la gestion des achats et des immobilisations n'était pas intégrée.
Décision est alors prise de changer de solution : Sage ERP X3 Premium Edition s'impose rapidement. « Nous avons longtemps été très satisfaits de la solution Sigagip Finances d’Adonix, explique Jean-Luc Isaac, chef de projet technique. Avec les équipes de l’éditeur, nous avons passé le cap de l'an 2000, puis celui de l'euro, sans aucun problème. Nous savions que nous partions avec des interlocuteurs de confiance. Sage ERP X3 Premium Edition répondait parfaitement à nos besoins, tant techniques (nous avions fait le choix de la base SQL Server sous Windows NT) que fonctionnels. En outre, la migration de nos données vers Sage ERP X3 Premium Edition a été entièrement prise en charge par leurs équipes. Nous nous trouvions en terrain connu. »
Le contrat avec Sage est signé en juin 2003. Un groupe projet est aussitôt constitué à la FMP. Il comprend une douzaine de personnes, dont deux informaticiens et dix responsables comptables issus des cinq entités concernées par le nouveau système. Tous les membres du groupe projet sont formés sur Sage ERP X3 Premium Edition dès le mois de juillet. « Mieux connaître le produit allait nous aider à mieux cerner nos besoins », précise Jean-Luc Isaac. En parallèle, les consultants de Sage mènent une étude de cadrage. « Nous leur avons expliqué ce que nous faisions auparavant avec Sigagip Finances et ce que nous attendions de Sage ERP X3 Premium Edition. Ils sont allés voir nos services un par un. »
L'étude ayant été validée fin septembre, la mise en œuvre proprement dite peut démarrer. « Nous avions une forte contrainte de temps, note Laurent Desbouvry, adjoint au directeur financier et chef de projet fonctionnel, puisque nous voulions que le nouveau système soit opérationnel en janvier 2004. Nous souhaitions reprendre toute l'année comptable 2003 et commencer 2004 avec Sage ERP X3 Premium Edition. »
En trois mois, toutes les fonctionnalités de la comptabilité - générale, tiers, analytique et budgétaire - sont déployées, et les données de l'ancien système sont reprises. « La reprise des données s'est déroulée sans difficultés majeures, dit Jean-Luc Isaac, malgré le fait que nous avons dû, en même temps, passer du plan comptable général au plan comptable des assurances. » Quelques développements spécifiques sont réalisés pour adapter le progiciel à certaines particularités de la société, des états et une balance analytique sur les dates d'événement notamment. Autre défi : interfacer Sage ERP X3 Premium Edition aux applications métiers déjà en place - une trentaine ! « Pour y répondre, l'automatisation de Sage ERP X3 Premium Edition a été poussée, pour contrôler et intégrer au fil de l'eau les fichiers issus d'interfaces en provenance de notre plateforme « métiers » tout en assurant leur traçabilité. Des remontées de données ont également été définies pour exporter notamment des référentiels de Sage ERP X3 Premium Edition. De plus, avec l'assistance technique de Sage, nous avons conservé des éditions sur notre système central. Nous avons pu lancer l'exploitation du nouveau système fin janvier, ce qui est un véritable exploit compte tenu des délais impartis, du changement de plan comptable, de la nécessité d'installer un nouvel environnement technologique et du nombre d'interfaces à ajuster ! Mais tout s'est très bien passé, grâce notamment à l'implication des équipes de Sage. Nous avons eu affaire aux mêmes interlocuteurs d'un bout à l'autre du projet : ils connaissaient donc très bien notre organisation et nous proposaient toujours de bonnes réponses. »
En janvier, une fois que tout est mis en place, les utilisateurs finaux sont formés à leur tour par Sage. « Chacun d'entre eux a été formé sur les aspects du progiciel qui le concernent directement dans son travail quotidien. Les utilisateurs ont ainsi pu être opérationnels immédiatement. »
Sage ERP X3 Premium Edition gère 8 dossiers et 33 sociétés, ce qui représente un million de lignes par an. 12 postes client-serveur ont été installés, ainsi que 61 postes web, ce qui allège considérablement l'infrastructure technique du système. « Nous avons d'abord mis en œuvre les fonctions comptables de Sage ERP X3 Premium Edition, conclut Laurent Desbouvry, puis nous avons élargi le champ. En 2004, nous avons déployé le module immobilisations, et ce sera bientôt le tour des achats. Avec ce nouveau système, nous obtenons très rapidement des données pertinentes. Nous pouvons à tout moment consulter des tableaux de bord que nous pouvons communiquer sans délai à la direction. Sage ERP X3 Premium Edition nous permet d'avoir une meilleure connaissance du comportement financier de notre structure. En outre, les gains de temps obtenus sont loin d'être négligeables, en particulier lorsqu'il s'agit de rechercher une facture. Le choix d'une solution intégrée nous permet d'enrichir nos processus et nous oblige à réfléchir. L'arrivée de Sage ERP X3 Premium Edition nous a donné l'occasion de faire une analyse complète de l'ensemble de nos procédures comptables afin de les rationaliser au mieux. L'expérience et les conseils de Sage ont été déterminants. »