Jusqu'en 2002, la société utilisait un système propriétaire sous AS400 qui gérait la comptabilité, les ventes, les achats, les stocks, ainsi que certains aspects de la production. « Ce système avait atteint ses limites, explique Hugues Priol, responsable informatique de Pichon. Dès que l'on voulait quelque chose de nouveau, il fallait faire un développement spécifique, ce qui était assez lourd. Les différentes fonctions n'étaient pas toujours très bien intégrées. En outre, la gestion de production était un peu basique. Par exemple, quand on passait un ordre de fabrication, on ne savait pas calculer les dates réelles des besoins, et cela faisait gonfler les stocks d'une manière importante. »

En 2000, la direction décide qu'il est temps de changer de système d'information et charge le cabinet de conseil KPMG de bâtir un cahier des charges. « Mais, explique Hugues Priol, nous venions à l'époque de lancer un nouveau produit, et KPMG a tablé sur une très forte croissance de notre activité dans les cinq ans. Cela n'a malheureusement pas été le cas, et il nous a fallu reprendre en interne le cahier des charges en l'allégeant considérablement, afin de définir une demande qui corresponde à nos besoins réels. »

En 2002, Pichon se met donc sérieusement en quête d'un ERP pour remplacer son ancien système. Plusieurs éditeurs reçoivent le nouveau cahier des charges, des démonstrations sont organisées. Elles aboutissent à une short list de quatre produits, dont Sage ERP X3 Premium Edition. « Nous avons choisi Sage ERP X3 Premium Edition dont les fonctionnalités correspondaient à nos besoins et qui nous semblait d'un bon rapport qualité/prix. Nous connaissions déjà par ailleurs la GPAO Prodstar, très performante, et nous avons apprécié le fait que le produit intègre une fonction CRM. En outre, la proximité de l'intégrateur SBI Brest, avec lequel nous travaillions déjà, a été un facteur décisif. Il est en effet essentiel pour une PME comme la nôtre d'avoir affaire à des interlocuteurs proches, susceptibles d'intervenir rapidement. »

La décision est prise en août 2002, pour un démarrage en deux temps. « Nous avons tout d'abord mis en route dès janvier 2003 la comptabilité, la facturation et la gestion des commandes. Puis nous avons lancé la gestion des stocks et de la production en novembre 2003, avec la mise en place d'un configurateur. Nous avons fait quelques développements spécifiques minimes, notamment sur le plan de l'ergonomie, mais globalement - et c'était une volonté forte de la direction - nous avons pu nous adapter à 95% au standard de Sage ERP X3 Premium Edition, dont les fonctionnalités sont suffisamment riches et ouvertes pour le permettre. Cela a naturellement supposé quelques modifications dans la définition de certains postes, et il a fallu un peu de temps pour que les utilisateurs - 40 aujourd'hui, soit près de la moitié de l'effectif de l'entreprise - s'habituent à la nouvelle organisation. Nous avons une seule déception, qui n'est pas liée à Sage mais à France Télécom : nous avons souhaité que nos commerciaux itinérants puissent se connecter au système central via Citrix. Mais comme ils se déplacent beaucoup en zones rurales, la qualité des liaisons n'est pas toujours optimale et il y a parfois des temps d'attente. Cela devrait s'améliorer d'ici peu. »

Depuis novembre 2003 et la mise en production de Sage ERP X3 Premium Edition, un logiciel de suivi des temps de production a pu être interfacé à l'ERP. « L'installation de Sage ERP X3 Premium Edition a changé du tout au tout notre gestion de production, qui est aujourd'hui beaucoup plus performante. Sage ERP X3 Premium Edition sait gérer les temps et les plannings, il dit à l'acheteur ce qu'il doit acheter à la bonne date, il offre de grandes facilités de recherche et de consultation. Avec Sage ERP X3 Premium Edition, nos gains de productivité pour le bureau des méthodes sont compris entre 10 et 20%. Nous avons d'ailleurs amélioré notre productivité à tous les niveaux, mais ce n'est pas toujours quantifiable aussi facilement. »

Il y a quelque temps, la direction de Pichon a mené un sondage auprès des utilisateurs de Sage ERP X3 Premium Edition pour mesurer leur degré de satisfaction. Interrogés sur les qualités du produit, les employés devaient répondre par oui ou par non selon qu'il estimaient que ces qualités étaient réelles ou non. L'item « gain de temps » a recueilli 19 réponses positives sur 26 ; l'item « richesse d'information » en a recueilli 22 ; et l'item « facilité d'utilisation » 17. Ces résultats, très favorables malgré les inévitables réticences au changement observées au début, ont conforté la direction dans son choix de Sage ERP X3 Premium Edition. Ce que confirme Fabrice Rovere, directeur financier de l'entreprise : « Sage ERP X3 Premium Edition est un outil moderne, grâce auquel nous accédons rapidement et facilement (en quelques clics) à l'information qui nous intéresse. En outre, on passe aisément d'une page à l'autre, pour suivre la trajectoire d'une donnée par exemple. Le fait de travailler avec une base commune nous permet d'éviter les informations redondantes qui nous pénalisaient auparavant. La mise en place d'un ERP tel que Sage ERP X3 Premium Edition nous oblige à mieux communiquer et nous aide à structurer les circuits d'information et de validation. En outre, nous gagnons beaucoup de temps dans nos tâches administratives quotidiennes. Il nous reste plusieurs chantiers à mener à bien - optimiser la gestion des stocks, mettre en place une comptabilité analytique et le contrôle de gestion - mais nous savons que nous sommes sur la bonne voie. Si c'était à refaire, nous choisirions à nouveau Sage ERP X3 Premium Edition. »