Jusqu'en 2001, la société EDF Trading Logistics, Capcol à l'époque, utilise une série d'applications propriétaires développées par EDF. " Ces applications n'étaient pas vraiment adaptées à nos besoins, explique Jean-Michel Le Gallo, DSI. Nous sommes une PME de 25 personnes au sein d'un grand groupe, avec une activité très spécifique et de gros volumes d'activité. En 2001, quand nous avons été filialisés, nous avons entamé un processus de réflexion afin de choisir et mettre en place un système d'information autonome par rapport à EDF et qui correspondrait mieux à nos besoins métier. "

L'activité d'EDF Trading Logistics est en effet très spécifique. Son rôle consiste à réceptionner dans les grands ports français le charbon acheté par sa maison mère EDF Trading, pour ensuite suivre le déchargement des navires, gérer les stocks sur place et acheminer la marchandise par voie fluviale ou par train vers les sites où le charbon va être brûlé. EDF Trading Logistics possède pour ce faire un parc de 450 wagons de chemin de fer. L'entreprise intervient également dans le domaine du pétrole, avec un circuit plus simple : elle s'approvisionne en fuel auprès des grandes raffineries françaises et fournit ensuite exclusivement les centrales EDF. " Notre métier n'est comparable à aucun autre, remarque Jean-Michel Le Gallo. Pour autant, il nous semblait préférable d'éviter de choisir un logiciel développé spécifiquement pour nous. Nous voulions au contraire un outil standard du marché, adapté à la taille de notre entreprise et capable de prendre en charge dans une même application tous les aspects de notre gestion. "

Un cahier des charges est rédigé en ce sens et, à l'issue du processus de sélection, l'entreprise opte pour Sage ERP X3 Premium Edition, présenté par l'intégrateur GFI Infogen. " Sage ERP X3 Premium Edition répond à toutes nos exigences. D'abord parce que nous avons été rassurés sur la pérennité de l'éditeur - Sage -, critère primordial pour nous puisque nous souhaitions nous engager sur le long terme. Ensuite parce que la solution couvre en standard nos besoins en comptabilité et en gestion commerciale, tout en offrant de larges possibilités de personnalisation. Sa qualité et sa rapidité de déploiement nous ont convaincus. Enfin, l'existence du module PSA intégré à la solution standard a clairement fait pencher la balance du côté de Sage ERP X3 Premium Edition au moment du choix."
Les données anciennes sont facilement récupérées à partir des anciennes applications et les consultants de GFI Infogen se chargent de mener à bien les quelques développements spécifiques indispensables. " Nous nous sommes souvent contentés d'affiner ou de personnaliser des fonctionnalités déjà présentes dans le logiciel. " Les modules sont mis en place progressivement. " Nous avons pris le temps de réfléchir précisément à ce que nous voulions. Tout a été bien pensé en amont, les fonctionnalités déployées étaient donc immédiatement opérationnelles, sans qu'il y ait besoin de revenir dessus. Nous avons la chance d'être accompagnés depuis le début par le même consultant chez GFI Infogen. Il connaît très bien notre métier et maîtrise toutes les parties spécifiques du progiciel. "

L'utilisation de Sage ERP X3 Premium Edition et du module PSA est optimisée. " Nous devons suivre la maintenance de nos 450 wagons, explique Jean-Michel Le Gallo, et pouvons le faire avec le module PSA. Il nous permet de retracer l'historique des révisions et réparations, wagon par wagon, ce qui nous est très utile. Nous utilisons également le module PSA pour le suivi de la qualité des combustibles que nous livrons. Nous faisons analyser par des laboratoires toutes les matières transportées par nos soins. Nous conservons le résultat de ces analyses sous forme de demandes de services et nous pouvons ainsi les rattacher aux livraisons. En cas de litige, nous sommes capables de reconstituer tout l'historique. "

Sur les 25 collaborateurs d'EDF Trading Logistics, une quinzaine utilisent l'ERP Sage au quotidien. " Sage ERP X3 Premium Edition est vraiment devenu l'outil central de l'entreprise et nous l'utilisons à 100% de ses capacités. Chacun s'en sert dans son métier en n'exploitant que certaines fonctions, mais tous partagent le même outil, avec un même langage, une même interface, un même environnement. Sage ERP X3 Premium Edition a permis à chacun de mieux appréhender le métier des autres. La mise en œuvre de ce progiciel intégré nous a obligés à repenser toute notre organisation et nous a aidés à l'améliorer. Nos gains en temps, en productivité et en fiabilité sont considérables ", conclut Jean-Michel Le Gallo.