Le Centre Psychothérapique de l’Ain (CPA) est un Établissement de Soin Privé d’Intérêt Collectif – rattaché à l’Organisation pour la Santé et l’Accueil (ORSAC). Cette association loi 1901 gère aujourd’hui 18 établissements sanitaires ou médico-sociaux implantés principalement dans la région Rhône-Alpes. Le CPA représente la moitié de l’activité de l’ORSAC et détient quasiment le monopole de l’exercice de la psychiatrie dans le département de l’Ain, couvrant la totalité des champs de ce domaine. Il gère 410 lits, principalement à Bourg-en-Bresse, une quarantaine de sites d’accueil de proximité répartis dans tout le département et assure également des interventions à domicile ou auprès d’autres structures de soins. Avec 1 200 salariés (1 060 en équivalent temps plein) et un budget annuel de 70 millions d’euros financé par la Sécurité Sociale, le CPA est reconnu pour la qualité de la prise en charge des patients, sa bonne gestion, la pertinence de ses investissements et le bon état général de ses locaux. Pour optimiser son système d’information, le CPA a choisi Sage ERP X3, pour la gestion économique et financière, et Hopital Manager, solution de Softway Medical, pour la gestion administrative et médicale du patient. Entretien avec Yves Scordia, Directeur des Affaires Financières et du Système d’Information.

Yves Scordia a rejoint le CPA en 1998. « A cette époque, notre informatique était sous-traitée à 98 %, nous utilisions des systèmes hétérogènes et nous avions de nombreuses années de retard en gestion et organisation. Nous avons décidé de tout remettre à plat et de créer un service informatique interne. Nous voulions monter un système d’information hospitalier moderne basé à 100 % sur des progiciels. Dans cette optique, nous avons mis en place Axya systèmes, solution intégrée complète gérant la comptabilité, les achats et les stocks mais aussi toute la partie soins : dossier médical des patients, gestion administrative… Dix ans plus tard, cette solution est en fin de vie, elle va bientôt cesser d’être maintenue. Il était temps pour nous de tout remettre sur le métier ! »

« En 2008, nous avons lancé un appel d’offres pour trouver une solution gérant la comptabilité, les achats et les stocks. Un cahier des charges est rédigé en interne. Dans la foulée, en 2009, nous avons recherché une solution métier pour les soins. » Sollicité pour le second appel d’offres, Softway Medical, qui est à la fois intégrateur et éditeur de solutions pour les métiers de la santé, aborde le projet de façon originale et pertinente. Ayant développé un système d’information pour la globalité de l’axe patient (gestion administrative et production de soins), Softway Medical propose d’intégrer Sage ERP X3 à Hopital Manager et de couvrir ainsi l’ensemble des besoins du CPA.« Nous avons choisi Sage ERP X3, intégré par Softway Medical, parce que ce progiciel est récent, puissant et d’un bon rapport qualité/prix. Les fonctions de workflow sont particulièrement abouties, avec un fort potentiel d’automatisation. Le standard est très riche et permet de répondre aux exigences les plus fines par simples paramétrages.» Pour la gestion des soins, le CPA opte pour la solution Hopital Manager, progiciel métier développé par Softway Medical.

Le contrat pour Sage X3 est signé et la mise en œuvre démarre peu après. Tous les modules comptables (comptabilité générale, analytique et budgétaire, gestion des immobilisations) sont déployés, ainsi que la gestion des achats et des stocks. « La comptabilité a été mise en place après récupération des données anciennes sans le moindre problème. Nous travaillons actuellement avec Softway sur la partie analytique et les procédures de reporting pour être conformes aux attentes de nos autorités de tutelle. Les modules achats et stocks ont eux aussi été installés assez facilement. Nous sommes en pleine phase de décentralisation. » Le CPA souhaite en effet décentraliser les décisions d’achat au plus bas niveau. Or Sage ERP X3, outil parfait pour une gestion décentralisée, va permettre cette profonde mutation de l’organisation. « Nous passions auparavant par un service central pour les achats. Sur l’ensemble de nos sites, ce sont désormais les cadres de proximité qui décident des achats et passent les commandes. Ils sont mieux responsabilisés et ont donc tous accès à Sage ERP X3 via un réseau Citrix. Cela nous permet de gérer au plus fin, article par article, et d’acheter les bons produits au bon moment et en bonne quantité. Nous avons fait l’inventaire précis et exhaustif de tout ce que nous achetons habituellement au CPA et avons normé et constitué différents catalogues dans Sage ERP X3. Pour procéder à un achat, les cadres n’ont qu’à se connecter au catalogue et faire leur choix. La commande est ensuite transmise aux magasiniers centraux. C’est très simple, même s’il nous reste à mener sur le terrain un travail d’organisation, d’explication et de sensibilisation. Sage ERP X3 nous permet de faire descendre la gestion au plus près possible des acteurs de l’établissement et de réaliser de substantielles économies. Nous avons par exemple réalisé 50 % d’économie sur les commandes de papier essuie mains ! et attendons de nombreuses autres économies directes ou indirectes : négociation de marchés, simplification de la logistique, diminution des péremptions, etc.»

Sage ERP X3 est aujourd’hui utilisé par 60 personnes, 20 sont rattachées aux services administratifs et 40 sont des cadres de terrain. « Nous avons pu automatiser un grand nombre de tâches et commençons à gagner du temps, notamment dans la saisie. L’application nous aide aussi à améliorer toutes nos relations avec l’extérieur : le télétraitement, l’EDI nous ouvrent de nouvelles portes que nous entendons bien exploiter. Nous apprécions aussi beaucoup les fonctions analytiques et de reporting. Les autorités de tutelle nous demandent régulièrement des rapports d’avancement, des comptes de résultat, des enquêtes, des statistiques sur les achats de médicaments… Avec Sage ERP X3 puis Hopital Manager, nous répondrons parfaitement à toutes ces demandes. Les utilisateurs sont très contents du nouveau système qui leur facilite la vie. Notre nouveau système d’information est un levier très efficace pour faire évoluer l’organisation de notre structure. »

Le bilan est plus que positif. « Avoir le même prestataire, Softway Medical, pour l’ensemble de notre système d’information est un réel avantage. Hopital Manager et Sage ERP X3 sont totalement interconnectés. Nous bénéficions de deux solutions expertes chacune dans leur domaine qui fonctionnent de manière intégrée. C’est vraiment la meilleure solution. Par ailleurs, les interlocuteurs de Softway Medical auxquels nous avons eu affaire jusqu’à aujourd’hui étaient extrêmement compétents tout au long du projet.»