Déployant sur ces marchés de niche un savoir-faire unique, Comepa Industries travaille avec plus de 2000 clients majoritairement en France pour ses activités médicales et principalement à l’international, tant en Europe qu’en Asie pour ses activités spatiales.
Aujourd’hui avec un effectif de 40 personnes et un chiffre d’affaires de 9,5 millions d’euros, la société est particulièrement dynamique sur le plan commercial, et voit ses résultats et son volume d’activité progresser de 5 à 10% par an.

En 2009, pour renouveler un système d’information totalement obsolète et se donner les moyens d’une croissance soutenue, Comepa Industries a choisi Sage ERP X3 Standard Edition. Rencontre avec Gilles de Beauvais, Directeur Général.

« A l’origine, nous avions développé en interne, avec un prestataire indépendant, une solution sur-mesure qui prenait en charge la gestion commerciale, la gestion de production et la gestion financière de l’entreprise, explique Gilles de Beauvais. Ce système s’appuyait sur des technologies anciennes et il fallait songer à le moderniser. En outre, sa maintenance étant assurée par une personne unique qui souhaitait partir en retraite, cette dépendance représentait un véritable risque pour nous. Tout s’est fortement accéléré en novembre 2009, le jour où notre prestataire a brutalement cessé sa collaboration. C’était le pire des cas de figure : nous n’avions pas eu le temps de préparer la suite, nous ne savions même pas si quelqu’un dans l’entreprise saurait archiver les données 2009 et ouvrir l’exercice 2010. Notre interlocuteur était le seul à détenir des clés de son système ! Comme nous avions déjà commencé à prendre contact avec différents prestataires informatiques dans le but de mettre en place une solution intégrée standard et pérenne, nous avons rappelé tout le monde en ajoutant une contrainte impérative :
il fallait que le nouveau système démarre le 1er janvier, soit moins de deux mois plus tard ! Absys Cyborg, le partenaire Sage avec lequel nous étions en relation, a pris le risque et relevé le défi. Nous avons réfléchi très vite à la façon la plus raisonnable de mettre en œuvre le projet. Absys Cyborg a raisonné par grandes fonctions et un calendrier a été validé :
déploiement de la gestion commerciale pour début janvier, de la gestion financière fin janvier et de la gestion de production fin février. »

Pour financer son projet ERP, Comepa Industries se tourne vers la société Arius. « L’investissement total était assez lourd pour une société comme la nôtre et nous n’aurions pas pu le financer sur nos fonds propres. J’ai prospecté quelque temps du côté des banquiers classiques, mais ils sont toujours très réticents dès lors qu’il s’agit de prêter de l’argent pour des dépenses immatérielles. Absys Cyborg nous a alors orientés vers Arius, partenaire de Sage. Avec Arius, nous avons pu trouver une solution financière évolutive nous permettant d’amortir sur cinq ans la totalité des charges liées à l’opération : hardware, software, prestations. Nos interlocuteurs ont parfaitement compris notre problématique. Ils proposent des solutions tout à fait adaptées aux besoins réels des entreprises. L’affaire s’est conclue rapidement et nous avons pu démarrer le projet aussitôt. Sans l’aide d’Arius, nous aurions certainement perdu beaucoup de temps ! »

La contrainte de délai était forte, mais il était tout aussi important que le produit choisi réponde aux exigences fonctionnelles de l’entreprise. « Sage ERP X3 Standard Edition sait faire tout ce dont nous avons besoin. Sa richesse fonctionnelle est réellement très impressionnante. Après vingt ans de solution propriétaire, nous voulions avant tout un produit standard, ouvert, pérenne et intégré, mais ne surtout pas régresser en termes de fonctionnalités propres à nos métiers. Sage ERP X3 Standard Edition gère toutes nos contraintes en matière de traçabilité, de gestion de lot et de volumétrie, ce qui rend ce logiciel précieux pour optimiser l’allocation des commandes et éviter les ruptures de stock, sachant que nous traitons énormément de commandes et éditons plus de 150 factures de regroupement par jour.
Autre atout : la gestion des tarifs est chez nous un véritable casse-tête que Sage ERP X3 Standard Edition maîtrise sans problème. Nous travaillons en effet avec de nombreux clients ; parmi les cliniques privées, certaines passent par des centrales d’achat avec une tarification spéciale ; dans le secteur public, il est fréquent que des hôpitaux se regroupent pour lancer des appels d’offre… Nos tarifs sont donc à géométrie très variable. A la limite, chaque client a sa propre tarification, qui est fonction de son appartenance à tel ou tel groupement. »

Après quelques réglages, la mise en œuvre proprement dite démarre le 23 novembre 2009. « Tout le monde s’est pris au jeu, tant en interne que du côté d’Absys Cyborg. Nous avons constitué une équipe de référence, avec quatre ou cinq personnes par service qui, pendant un mois, ont travaillé à mi-temps avec les consultants d’Absys Cyborg. Nous avons pu récupérer les données de l’ancien système pour les rebasculer dans le nouveau après nettoyage. Il y avait une telle urgence que nous n’avons déploré aucune déperdition de temps et l’implication de chacun a été continue. Les consultants d’Absys Cyborg, mobilisés à 100 % sur le projet, étaient là tous les jours. Les délais ont été respectés. La gestion commerciale a démarré le 6 janvier, comme prévu. Et nous avons tellement bien travaillé que nous avons démarré la gestion de production et des stocks à la même date, soit avec presque deux mois d’avance. La comptable a suivi, sans problème particulier. »

Seize personnes utilisent Sage ERP X3 Standard Edition au quotidien, soit près de la moitié du personnel. Les responsables de services ont été formés par Absys Cyborg et ont à leur tour formé leurs équipes. « Le nouveau produit, Sage ERP X3 Standard Edition, est incontestablement plus moderne, plus ergonomique et plus facile à prendre en main que l’ancien. »
Après quelques semaines de rodage et d’ajustements, le bilan est extrêmement positif et l’entreprise mesure combien elle a gagné au change avec son nouveau système d’information. « Nous apprécions beaucoup toutes les fonctionnalités de la gestion commerciale. L’ergonomie est parfaite, l’information est claire, riche, facilement accessible, la navigation d’une rubrique à l’autre se fait très facilement. Notre précédent système était très orienté production et savait mal gérer la partie négoce. Avec Sage ERP X3 Standard Edition, la dimension commerciale a pris le pas sur la production, ce qui correspond tout à fait à la réalité de notre activité. La gestion de production de Sage ERP X3 Standard Edition est également très performante, même si nous n’avons pas besoin d’utiliser les fonctionnalités avancées. Le produit nous permet en particulier de connaître l’état des stocks et l’avancée des ordres de fabrication de nos sous-traitants. Sage ERP X3 Standard Edition gère nos sous-traitants comme des ateliers délocalisés : cela nous donne une visibilité que nous n’avions pas du tout auparavant. Nous avons aussi pu mettre en place un suivi général de la qualité, indispensable de nos jours. La gestion comptable, enfin, est nettement facilitée. La consultation des données à l’écran est rapide, la comptabilité analytique est plus performante. D’une manière générale, Sage ERP X3 Standard Edition répond en tout point à nos attentes : unicité de la base de données, nombreux automatismes, cohérence et fiabilité des données, fluidité de la circulation de l’information, gain de temps… » conclut Gilles de Beauvais.

Comepa Industries dispose aujourd’hui d’une solution moderne, puissante, adaptée à ses spécificités métiers, et déployée en deux mois, seulement !