Un outil plus ouvert et plus standard, pour répondre aux exigences de la grande distribution.
Jusqu'en 2001, la gestion comptable et commerciale de Legal était assurée par un outil spécifique développé sous AS 400, avec en complément quelques applications de production. Ce système ne donnait plus satisfaction, pour diverses raisons : "Notre logiciel sous AS 400 finissait par nous revenir très cher, explique Marie-Noëlle Tillon, responsable informatique de Legal. Il nous fallait constamment faire des ajouts techniques ou fonctionnels. L'ergonomie n'était pas optimale, les fonctionnalités étaient très simples, voire sommaires pour ce qui est de la comptabilité analytique. En outre, nos clients de la grande distribution sont particulièrement exigeants, ils nous demandent sans cesse des états nouveaux ainsi que des données fiables concernant la traçabilité de nos produits. Le logiciel enfin n'était pas compatible euro. Nous avons certes réussi à passer l'an 2000, mais au prix de tels efforts que nous préférions ne pas renouveler ce type d'expérience ! Nous avons alors décidé de changer tout le système d'information et nous nous sommes dit : pourquoi pas un ERP ? Un ERP aurait en effet l'avantage de nous ouvrir un champ d'action très large avec une couverture fonctionnelle complète, sans que nous ayons besoin pour cela de recourir à de trop nombreux développements spécifiques."
Il se trouve justement que le PDG de Legal possède par ailleurs d'autres sociétés dont l'une au moins est gérée par Sage. Séduite par cet outil et par l'intégrateur INFOGEN, la direction générale de l'entreprise décide sans hésiter de rester fidèle à Sage et d'adopter Sage ERP X3 Premium Edition. C'est un choix sûr qui aura en outre l'avantage de faciliter la consolidation des comptes du groupe.
Marie-Noëlle Tillon s'occupe de suivre le projet en interne, elle est accompagnée dans cette mission par un directeur de projet et un chef de projet utilisateur comptable. Dans un premier temps, c'est toute la partie finance qui est déployée. "Nous avons mis en place tous les modules comptables de Sage ERP X3 Premium Edition, précise Marie-Noëlle Tillon, y compris une comptabilité analytique très détaillée. Nous avons pu récupérer toutes les données de notre ancien système. Les fonctionnalités de Sage ERP X3 Premium Edition sont suffisamment riches et ouvertes pour nous permettre d'utiliser ce produit en standard uniquement, par simples paramétrages. Nous avons par ailleurs fait développer par INFOGEN deux spécifiques liés à notre organisation et à notre mode de gestion financière. La gestion des participations publicitaires nous permet de suivre comptablement toutes les opérations de promotion destinées à mettre particulièrement en valeur nos produits dans les grandes surfaces. Par le biais de ces opérations, nos clients deviennent aussi nos fournisseurs de prestations! La mobilisation de créances dans le cadre de la loi "Dailly" d'autre part est un système de cession des créances grâce auquel nous bénéficions d'une plus grande souplesse de trésorerie. Ce système très particulier, qui est au cœur du fonctionnement comptable de Legal, n'est pas géré par Sage ERP X3 Premium Edition en standard. Mais grâce au L4G de cet ERP, nous avons pu parfaitement adapter le progiciel aux spécificités de notre entreprise et de notre métier."
Le nouveau système d'information a été opérationnel quatre mois seulement après la signature du contrat. Habitués depuis longtemps à travailler en contexte "batch" sous AS 400, les utilisateurs ont été un peu déroutés au début par Sage ERP X3 Premium Edition où la gestion est faite en temps réel, ainsi que par une ergonomie différente d'accès aux comptes. Mais globalement tout s'est bien passé. "Nous avons été très bien suivis et conseillés par INFOGEN, dit Marie-Noëlle Tillon. C'est vraiment un excellent prestataire, à l'encontre duquel je n'aurais absolument aucun reproche à faire ! Nous avons toujours eu les bonnes réponses dans les meilleurs délais."
18 mois après le démarrage, le bilan était très positif. "Le nouveau système est beaucoup plus puissant que le précédent, c'est incomparable. Sage ERP X3 Premium Edition nous a permis de repenser, dans le bon sens du terme, notre organisation et notre mode de fonctionnement. Nous avons redistribué les tâches de façon différente au sein de l'entreprise, en les enrichissant." Prochaine étape : la mise en œuvre de la GPAO Sage ERP X3 Premium Edition, puis, à plus longue échéance, celle de la gestion commerciale. "Ces deux parties sont actuellement gérées par des spécifiques, explique Marie-Noëlle Tillon. Mais nous avons tout intérêt à les regrouper sous Sage ERP X3 Premium Edition de manière à bénéficier des multiples avantages d'un progiciel intégré."