“Le département de la reproduction de la BnF est une PME à lui tout seul !” 120 personnes sont en effet chargées de répondre aux demandes de reproductions concernant toute oeuvre libre de droit conservée à la bibliothèque : ouvrages imprimés, enluminures, pièces de monnaies…
“Le site de Tolbiac est doté depuis le début d’un ‘super système d’information’ principalement constitué de développements spécifiques. Mais certaines missions de la BnF n’étaient pas couvertes, dont celles du département de la reproduction.” Une application spécifique qu’il faut alors renouveler. C’est ainsi qu’en octobre 2003, le cabinet Atos Origin est mandaté pour effectuer une étude qui durera deux mois.

La recommandation est claire : la solution la plus adaptée pour répondre aux besoins du département de la reproduction est un progiciel de gestion intégré (PGI ou ERP). “La solution devait pouvoir recueillir les demandes des clients, qu’ils soient internes ou externes, permettre la réalisation des devis, le suivi de la production et de la comptabilité. Début 2004, nous avons invité quelques intégrateurs à venir faire une présentation de leurs produits : cette étape nous a permis de découvrir les forces et faiblesses des principaux progiciels, tout en prenant connaissance de la démarche des intégrateurs. C’est à partir de ce premier travail prospectif que nous avons rédigé un cahier des charges complet.”
Le marché public européen est lancé fin 2004 et la BnF obtient trois réponses, dont celle de GFI Infogen incluant la solution Sage ERP X3 Premium Edition qui sera finalement choisie. “La solution était très adaptée sur le plan fonctionnel, avec la possibilité de gérer de bout en bout le workflow lié à l’activité du département, des devis à la livraison. Sur le plan technique également, puisque cet ERP pouvait s’intégrer sans problème à notre environnement. Enfin, l’intégrateur en avait une très grande expérience.”

Le projet démarre début 2005 avec la constitution d’une équipe projet étendue et la désignation d’un chef de projet dédié chez GFI Infogen.
Première étape : relecture de la réponse afin d’en dégager les enjeux et les impacts, établissement d’un planning et affectation des ressources nécessaires. “Nous avons constitué une équipe pour chaque grand domaine fonctionnel, à savoir les ventes, la comptabilité et la GPAO. Chacune de ces équipes comprenait une personne de notre service informatique, un utilisateur appartenant à l’équipe d’encadrement et un utilisateur expert fonctionnel.”
Vient ensuite une série d’ateliers avec les équipes de l’intégrateur, afin de définir précisément les paramétrages et développements spécifiques nécessaires. Il est également décidé qu’il n’y aura pas de migration des données. “Le département de la reproduction a fait le choix de solder les commandes en cours et de saisir les nouvelles commandes dans le nouveau système, au fil de l’eau. C’était l’occasion pour nous de nettoyer et de remettre à plat nos données.”
Une première version est livrée dès juillet 2005 sur une plateforme de test dédiée et hébergée à la BnF. “L’infrastructure en place étant à la fois lourde et complexe, et nos contraintes bien spécifiques, j’avais quelques craintes quant à l’intégration technique de la solution dans notre système d’information. Elles ont été rapidement dissipées grâce au travail des techniciens et à l’adaptabilité de Sage ERP X3 Premium Edition.” Les mois qui suivent sont consacrés à effectuer les corrections liées aux remarques des équipes projet. La solution est en production dès décembre 2005.
“L’ERP était en production un an après la signature du contrat, ce qui représente un délai très satisfaisant. Tout le monde était conscient tout au long du projet que le chronomètre était un ennemi et qu’un tempo était nécessaire.” La formation a été assurée par GFI Infogen, tout en impliquant les équipes du département dans la construction du support.

Aujourd’hui, l’ensemble du workflow lié à l’activité du département de la reproduction est pris en compte dans Sage ERP X3 Premium Edition, de la commande à la facturation. Plusieurs canaux de réception de commande coexistent : le site Internet de la BnF, les e-mails, le courrier et les demandes directement à l’accueil sur le site de la bibliothèque. “Pour l’instant, nous avons fait le choix de tout saisir manuellement dans l’application, mais nous envisageons de l’interfacer avec le site web, grâce à la gestion des Web Services prévue dans Sage ERP X3 Premium Edition.” Ainsi, tous les devis sont réalisés dans l’ERP. Une fois validés, ils se transforment automatiquement en commandes, ce qui donne lieu à un ordre de fabrication.“Toutes nos typologies clients (six environ, ndlr) sont très bien gérées dans l’outil, y compris pour les différences de TVA, notamment avec nos clients étrangers.”
Le suivi de production est ensuite effectué par les équipes de l’atelier (entre 60 et 70 utilisateurs de Sage ERP X3 Premium Edition) qui créent une déclaration de production une fois la reproduction réalisée. Un bon de livraison et des étiquettes autocollantes sont dès lors automatiquement produits, ainsi qu’une facture. “Une clôture de régie de recette est effectuée chaque mois et la direction comptable reçoit des états précis.”
Ce n’est pas tout. Sage ERP X3 Premium Edition est finalement un véritable outil d’administration du travail du département de la reproduction. Un système de requêtes permet un suivi extrêmement précis de la production et les équipes reçoivent des alertes en cas de fléchissement de la production ou de commandes mises en attente. Par conséquent, le service clients a été grandement amélioré et le département peut les avertir à tout moment de l’état de leur commande.

“Globalement, nous sommes très satisfaits de la stabilité et de l’étendue fonctionnelle de Sage ERP X3 Premium Edition. La structure même de l’application, et notamment l’accès au modèle conceptuel des données, nous permet de tout voir, de tout savoir... Pour nous, informaticiens, c’est le rêve ! Nous apprécions également beaucoup les points d’entrée permis dans le code standard, afin d’inclure de petits développements spécifiques qui seront maintenus dans le cadre d’un changement de version.” Encore en cours, la mise à disposition de Sage ERP X3 Premium Edition pour les départements qui gèrent les collections. “Ainsi, les équipes de ces départements pourront donner ou non leur accord pour les reproductions, en fonction de l’état de conservation des documents, ou de leur statut juridique notamment, directement dans l’outil. Et la boucle sera bouclée.”