Loueur et vendeur de matériel de travaux publics, Bleu Blanc compte 18 agences, chacune responsable de la gestion de son stock et de ses commandes. Afin d’optimiser et de mieux contrôler l’activité de ses agences, l’entreprise décide de s’équiper d’une solution de gestion fiable, plus riche en fonctionnalités, capable de produire des statistiques en temps réel et d’assurer la traçabilité de ses opérations. Son choix s’est porté sur l’ERP Sage ERP X3 Premium Edition, épaulé par l’intégrateur ACL. Retour d’expérience de Xavier Lainé, Directeur Administratif et Financier.
Assurer la traçabilité de l’activité dans ses agences, enrichir les statistiques d’activité afin d’affiner la stratégie marketing et commerciale, automatiser les procédures, stimuler les synergies entre les différentes entités… Depuis qu’elle utilise Sage ERP X3 Premium Edition, l’entreprise Bleu Blanc optimise sans cesse son activité. « Au départ, notre objectif était simplement de migrer vers une application plus moderne, nous disposions alors d’une solution développée sur mesure sous Unix par notre intégrateur ACL, et souhaitions anticiper son obsolescence. Très vite, cette mise à niveau a été l’occasion de repenser nos procédures en s’appuyant sur un progiciel de gestion intégré, aux fonctionnalités enrichies.»
Bleu Blanc étudie alors les différentes solutions du marché dont Mistral, leader sur le secteur de la location et vente de matériel de travaux publics. Au terme de cette évaluation, c’est Sage ERP X3 Premium Edition qui fait la différence. Éditée par Sage, un groupe dont l’envergure garantit la pérennité et l’évolutivité, cette application constitue un véritable ERP adapté à la taille de l’entreprise. En outre, son architecture centralisée, reposant sur du client web, permet de suivre et de contrôler en temps réel l’activité de chaque agence. Bleu Blanc s’équipe de tous les modules de Sage ERP X3 Premium Edition : comptabilité, gestion financière, facturation, stocks, gestion industrielle, statistiques des parcs, vente, location... L’architecture centralisée repose sur un seul serveur associé à un système de sauvegarde automatique sur disque. Intégrateur Sage et déjà prestataire de l’entreprise, ACL est naturellement désigné pour conduire le projet. La direction administrative et financière choisit de prendre son temps pour déployer l’ERP, afin de pouvoir procéder par étape. « Nous avons dans les agences des utilisateurs hétérogènes qui, pour la plupart, ne connaissent pas l’informatique. Nous souhaitions donc avancer doucement et que chaque module soit bien compris avant de passer au suivant. » Car contrairement au système précédent, qui invitait seulement à valider les étapes, Sage ERP X3 Premium Edition demande plus de précisions, afin d’établir des statistiques plus riches et de mieux suivre l’activité.»
Le déploiement de l’ensemble des fonctionnalités est étalé sur 8 mois. Pour chaque module, la formation des chefs d’agence s’effectue en un jour et demi, et celle des comptables se déroule sur un mois complet. Ayant participé à la migration de la comptabilité, ces derniers sont rapidement opérationnels et assistent les autres utilisateurs. Ainsi installée et prise en main en douceur, la solution s’avère parfaitement opérationnelle dès la fin de l’exercice ! « Nous avons pu démarrer dès le 1er octobre sur une solution 100 % fiable. La formation des utilisateurs s’est très bien passée, y compris pour les plus novices. » La collaboration avec ACL a contribué à cette sérénité. « Nous travaillons avec eux depuis 10 ans. Lorsqu’il y a un souci, il suffit d’envoyer un mail, nous avons une réponse dans la journée. », reconnaît Xavier Lainé.
Les résultats concrets sont d’abord dans les chiffres. « Grâce à Sage ERP X3 Premium Edition, nous disposons au siège de statistiques bien plus fines sur les stocks et les ventes. Nous pouvons par exemple établir des comptes d’exploitation par machine, très précieux pour déterminer si les matériels sont rentables. Ceci nous permet de gérer nos stocks plus efficacement et de décider d’actions commerciales ciblées. »
« La relation avec nos clients a ensuite gagné en cohérence, d’une agence à l’autre. La centralisation des données permet aux clients de bénéficier automatiquement des mêmes conditions d’une agence à l’autre. À terme, des informations plus complètes sur les clients et leurs transactions nous permettront de proposer des services et des offres appropriées. » Et pour les mauvais payeurs, le système contrôle désormais le risque client en temps réel. « Dès qu’un encours arrive son maximum, aucune agence ne peut saisir de nouvelles commandes pour ce compte client, seule la comptabilité peut débloquer... une fois le chèque sur le bureau ! », se félicite Xavier Lainé. En interne, les règlements intersociétés ont été grandement simplifiés grâce au système de facturation directe automatique tandis que la gestion des statistiques en temps réel enrichit les reportings. « Sage ERP X3 Premium Edition permet également d’optimiser le parc matériel en fonction des besoins des agences et assure la transparence sur l’ensemble des transactions. À partir du moment où le bon de location ou de vente a été saisi, toute suppression ou manipulation du bon remonte en effet à la comptabilité centrale et génère un message d’alerte. Ceci permet d’éviter le vol, le travail au noir ou toute autre récompense en liquide. In fine, l’outil a apporté bien plus que de la gestion de l’information, il constitue un véritable moteur de changement des comportements ! »