En 2000, ASICA a fait le choix de Sage ERP X3 Premium Edition, ce qui lui a permis d’intégrer la totalité de ses flux de production et de gestion avec une base de données unique.
Au cours des dix années qui ont suivi, ASICA a poursuivi un fructueux partenariat avec Sage, mettant en place le module vertical Sage ERP X3 verticalisé pour les Services développé par GFI avant d’évoluer très récemment vers une nouvelle version de Sage ERP X3.
Entretien avec Pascal Prenveille, Responsable Industriel et Responsable des Systèmes d’Information d’ASICA.

En 1999, la direction d'ASICA décide de faire évoluer son système d'information et se met en quête de l'ERP le mieux adapté. « Nous voulions améliorer la planification de notre production pour être plus flexibles et réactifs et savoir ainsi mieux répondre aux demandes de nos clients. Un ERP nous permettait d'intégrer toutes nos données dans une base unique et cohérente. Echaudés par une précédente expérience, nous voulions choisir un éditeur pérenne. Nous souhaitions également que le produit sélectionné soit capable de gérer toutes nos activités, qu'il s'appuie sur les technologies standards du marché et qu'il utilise les termes courants de la logistique et de la gestion de production, afin que chacun s'y retrouve et parle le même langage.
En 2000, Sage ERP X3 en version 130 est opérationnelle au sein de la société. Nous étions alors l’une des premières entreprises à choisir cette solution. »
La solution Sage ERP X3 a permis à ASICA de faire face à de nouveaux enjeux. « Nous travaillions de plus en plus avec le secteur médical, explique Pascal Prenveille, ce qui supposait des contraintes fortes en matière de traçabilité. Nous sommes maintenant certifiés ISO 13485, ce qui signifie que nous satisfaisons aux exigences les plus strictes du secteur médical. Nous sommes capables de tracer nos produits à 100% et nous réalisons des analyses de risque pour nos clients afin de prendre des décisions adaptées au contexte d'utilisation du produit. Cette évolution de l’entreprise n’aurait pas été possible sans un outil de gestion performant comme Sage ERP X3. »

En 2005, un nouveau besoin fonctionnel est identifié. « Nous avons un bureau d’études au sein duquel travaillent une dizaine d’ingénieurs. L’activité de ce bureau était jusqu’alors gérée manuellement, avec des tableaux Microsoft Excel®. Cela devenait insuffisant. Nous avions besoin d’un meilleur suivi sur l'avancement technique et financier, avec des indicateurs économiques précis et des remontées mensuelles. Nous voulions aussi que le bureau puisse gérer sa facturation de manière autonome. Nous nous sommes mis en quête d’un outil spécifique, quitte à mettre en place des passerelles avec Sage ERP X3. C’est alors que Sage nous a mis en relation avec l’intégrateur GFI qui a développé une application verticale totalement intégrée à Sage ERP X3 : Sage ERP X3 verticalisé pour les Services. Ce module dispose de toutes les fonctions nécessaires pour la gestion des bureaux d’études, à l’affaire ou au projet : gestion des prestations, suivi, achat sur projet, facturation à l’étape, situations mensuelles… Il présente en outre l’avantage de faire partie intégrante de Sage ERP X3. Nous avons mis en place cette brique complémentaire en 2005 et c’est à cette occasion que GFI est devenu notre partenaire Sage privilégié. »

« En dix ans, Sage a sorti de nouvelles versions de Sage ERP X3. Nous savions que nous finirions par avoir des difficultés de maintenance. Par ailleurs, les interfaces que nous utilisions étaient un peu vieillissantes et nous hésitions à lancer de nouveaux développements spécifiques en sachant qu’il faudrait les faire migrer vers une nouvelle version du progiciel. L’optimisation de notre outil était du coup quelque peu ralentie… Il y avait aussi la question du SEPA, que la version 130 de Sage ERP X3 ne gérait pas en standard… Tout nous poussait à évoluer ! En 2009, nous avons demandé à GFI d’installer la dernière version de Sage ERP X3 sur un serveur test. Nous avons ainsi pris le temps d’étudier cette version et de comparer ce que nous avions déjà et ce que nous pourrions avoir dans la nouvelle version sans développements spécifiques. Cela nous a permis d’avoir un suivi des écarts. Sur toutes les fonctionnalités, cette dernière version allait plus loin que la 130, avec des propositions innovantes qui nous séduisaient. Cette nouvelle version comportait une partie sous-traitance très riche qui nous intéressait beaucoup. Le moteur de stock était complètement revu ainsi que le module Sage ERP X3 verticalisé pour les Services. »

Les tests commencent en juin 2010. « Nous allions migrer l’ensemble des fonctionnalités vers la nouvelle version de Sage ERP X3. Nous avons travaillé en mode projet avec GFI : ils s’occupaient des systèmes, des montées de version et des tests unitaires de fonction. De notre côté, nous nous chargions des tests de flux dans l’entreprise et remontions les dysfonctionnements à GFI. » La migration initialement prévue pour novembre 2010 est finalement reportée au 1er juillet 2011 parce que certains modules n’étaient pas tout à fait prêts. « Tout s’est très bien passé. Nous avons procédé en trois temps : d’abord une migration test, puis une migration à blanc et enfin la migration réelle. Nous avons passé pas mal de temps à faire des tests mais c’était justifié car la plupart des bugs ont ainsi été repérés en amont : ils ont pu être facilement corrigés. La première semaine, nous sommes restés à l’écoute des remontées et très réactifs. La phase de stabilisation a ensuite duré deux mois environ, avec corrections de certains petits dysfonctionnements. Nous avons été très bien accompagnés par GFI qui maîtrise parfaitement son sujet. » La nouvelle version de l’ERP est maintenant tout à fait stabilisée. « Les utilisateurs se sont adaptés facilement. Ils pensent généralement que l’ergonomie du produit a évolué dans le bon sens. Nous avons choisi l’option portail, particulièrement conviviale, qui permet d’afficher directement sur l’écran d’accueil des informations pertinentes provenant directement de la base de données. »