Aqualux assure la commercialisation de tous les accessoires nécessaires pour construire et entretenir une piscine. L’entreprise, qui ne manque aucune opportunité de renforcer son développement, décide d’intégrer la production de piscines en propre, une activité qui représente aujourd’hui plus de la moitié de son chiffre d’affaires. Le système d’information d’Aqualux doit donc s’aligner sur cette nouvelle stratégie. « Nous devions renforcer la sûreté de la production, la gestion des coûts et la logistique. La solution en place ne le permettait pas. Nous avons donc décidé de tout remettre à plat en juin 2004 », commente Jean-François Bruna Rosso, directeur informatique de l’entreprise.
Plusieurs progiciels de gestion intégrés (ERP) sont alors étudiés, dont SAP et Generix. « Nous cherchions une solution robuste, avec des fonctionnalités enrichies, et qui nous assure une continuité dans la prise en main ». En outre, une contrainte s’impose pour Aqualux : le nouveau dispositif doit impérativement être en place à Noël, afin que la solution soit parfaitement opérationnelle pour attaquer la haute saison. En effet, 80 % des recettes sont réalisées entre fin mars et mi-août, et il n’est pas question de risquer un loupé dans l’optimisation de la production et de la logistique en plein boom des commandes.
Une solution émerge : Sage ERP X3 Premium Edition. « L’application répondait à nos attentes en termes de spécificité et d’évolutivité. Elle nous a également convaincus avec ses modules de GPAO et de calcul des besoins ». Un devis comparatif avec un autre éditeur achève de convaincre Aqualux !
En parallèle, le spécialiste de la piscine cherche un intégrateur en phase avec ses attentes. « Nous avons apprécié la proximité, la réactivité, la bonne compréhension de notre problématique et les références rassurantes de Prog’info. » Mi-octobre, l’intégrateur commence à travailler sur le projet.
Nous avons géré nous-mêmes la migration des données et participé au paramétrage.» La formation utilisateurs a démarré dès début décembre. Un processus bien rodé qui consiste à expliquer la solution à 20 utilisateurs chargés ensuite de former leurs équipes. In fine, ce sont 120 collaborateurs, de l’administration des ventes aux pièces détachées en passant par l’export, le SAV et la production, qui utilisent quotidiennement Sage ERP X3 Premium Edition. « Le 17 décembre nous réalisions la migration des données, ce qui coïncidait avec la date des inventaires, pour repartir sur un nouvel exercice. Nous avons commencé par les parties production, achats, stocks et logistique. En deux mois, la solution était opérationnelle ! La comptabilité et la gestion commerciale ont été intégrées un an plus tard, afin de jouer la sécurité.»
La nouvelle solution démontre d’emblée ses avancées. « Lorsqu’un client appelle, l’accès à l’information est désormais immédiat et toutes les parties prenantes accèdent à la base de données. La gestion de production a également été optimisée grâce à la mise en place de nomenclatures ; la comptabilité analytique s’est sophistiquée grâce au module de GPAO. Au niveau logistique, l’outil nous permet de mieux gérer la forte saisonnalité en permettant de traiter jusqu’à 500 commandes jour. » Concrètement, les caristes sont équipés de terminaux (Symbol) avec douchette et pistolet intégrés. Ils préparent 15 à 20 commandes en même temps, qu’ils apportent ensuite à un préparateur en charge de les répartir individuellement. Après chaque opération, le cariste décharge les informations concernant les mouvements de stock sur Sage ERP X3 Premium Edition et la mise à jour se fait en temps réel. « Une optimisation qui n’était pas possible avant et qui nous fait gagner beaucoup de temps ! »
Au-delà des fonctionnalités enrichies de Sage ERP X3 Premium Edition, c’est aussi son interopérabilité avec des applications très spécifiques que les utilisateurs apprécient. « Par exemple, les informations de la base de données sont exportées chaque nuit sur Cognos et c’est cette application, dédiée à l’analyse de données et au marketing, qui traite les données. De même, la solution est interfacée avec Coveris (application de crédit management, ndlr) afin de gérer le recouvrement des créances avec des fonctionnalités très poussées. » Prochains défis : la mise en œuvre de l’extranet, qui sera bien sûr interfacé avec Sage ERP X3 Premium Edition, et la déclinaison sur de nouveaux sites physiques. L’entreprise a en effet décidé d’ouvrir des agences pour se rapprocher de ses clients professionnels. Sans oublier l’intégration d’une nouvelle ligne de spa... Beaucoup de remous en perspective, à gérer par Sage ERP X3 Premium Edition.