Implanté aujourd’hui sur plus de 70 sites avec 1 850 salariés (en équivalent temps plein), le groupe forme environ 80 000 stagiaires chaque année et réalise un chiffre d'affaires consolidé de plus de 150 millions d'euros.
Le choix de Sage ERP X3 Premium Edition s’inscrit dans un projet global de modernisation du système d’information. En 1998, l’AFT-IFTIM s’équipait du progiciel Adonix® Entreprise V3 afin de disposer d’une solution comptable moderne. Quelques années plus tard, le groupe décide de se lancer dans un projet global de modernisation de son système d’information. Dans ce contexte, la direction informatique préconise un certain nombre de choix technologiques, et en particulier le choix d'une architecture client web, afin d’alléger les opérations de mise en œuvre et de maintenance.
C’est ainsi que débute en 2002 la recherche d’un nouveau système comptable. « Nous allions profiter du changement, explique Didier Le Cam, DAF adjoint et responsable du projet sur la partie formation continue, pour élargir le périmètre fonctionnel de notre gestion financière, en mettant notamment en place une gestion des achats et des notes de frais. Nous recherchions un produit qui corresponde aux critères techniques et fonctionnels que nous avions fixés. Ce produit ne devait pas être surdimensionné et rester gérable sur le plan humain, sans mobiliser de ressources trop importantes lors de sa mise en œuvre. En outre, nous voulions de préférence un produit en début de vie, susceptible d’évoluer et de nous accompagner sur le long terme. Il est rapidement apparu que l’ERP Sage ERP X3 Premium Edition répondait à toutes ces exigences. Nous l’avons choisi d’autant plus facilement que nous étions satisfaits d’Adonix Entreprise, une solution fiable et déjà très performante sur le plan fonctionnel. »
Le contrat est signé en mai 2003 pour un démarrage effectif de Sage ERP X3 Premium Edition 8 mois plus tard. La totalité des écritures comptables passées en 2003 a été reprise dans Sage X3 Entreprise. La migration vers le nouveau produit a pu se faire très simplement, sans problème particulier.
« Les délais, assez courts pour ce type de projet, ont été tenus grâce à la compétence des consultants impliqués d’une part, et d’autre part au fait que nous avions mis en place un comité de pilotage restreint, avec une forte capacité décisionnelle. Pour gagner du temps et faciliter la prise en main du nouveau produit, nous avons rédigé l’ensemble des procédures liées à Sage ERP X3 Premium Edition. En dehors des notes de frais, nous avons pu rester dans le cadre du standard sans remettre en cause notre organisation. Nous avions déjà procédé à quelques adaptations mineures lorsque nous avons installé Adonix Entreprise.
Il n’a pas été nécessaire d’en faire plus, Sage ERP X3 Premium Edition étant basé sur la même logique de fonctionnement qu’Adonix® Entreprise V3. Pour ce qui est de la gestion des notes de frais nous employons plus de 1000 formateurs, ce qui représente près de 100 000 euros de frais à rembourser chaque semaine. nous avons repris et amélioré le spécifique qui avait été développé dans Adonix Entreprise V3, en tenant compte des critiques émises par les utilisateurs, démarche qui a été très bien perçue en interne.
J’ai été surpris de la rapidité à laquelle Sage ERP X3 Premium Edition a atteint sa maturité. En quatre mois à peine, 98 % des fonctions étaient pleinement opérationnelles, et les utilisateurs pleinement satisfaits. Nous avons eu des réponses très rapides de Sage chaque fois qu’un problème se présentait et nous sommes rendus disponibles en interne au cours des premières semaines d’exploitation du produit, ce qui a accéléré les choses. A posteriori, une des grandes qualités de Sage ERP X3 Premium Edition, c’est son niveau de pré formatage en standard, ainsi que sa souplesse, qui sont des atouts majeurs par rapport à la plupart des ERP du marché, lesquels requièrent généralement de gros efforts de paramétrage. »
Le groupe AFT-IFTIM équipe 140 utilisateurs avec Sage ERP X3 Premium Edition. 80 personnes utilisent le progiciel au quotidien pour des opérations de comptabilité générale ou de comptabilité tiers. 25 sont au siège de l’entreprise, les autres sont répartis dans les dix principaux centres de formation. A été prévu par ailleurs un accès commercial sur chacun des 70 sites de l’entreprise : les commerciaux peuvent ainsi aisément consulter l’état du compte d’un client si besoin.
« Nous avons déployé une architecture 100% web, explique Didier Le Cam. C’est léger et simple à maintenir. Cela représente un véritable saut technologique et nous nous rendons compte après coup que cela nous change la vie. Nous pouvons par exemple éditer tous nos documents au format Acrobat (pdf) et les envoyer par e-mail à ceux qui en ont besoin. C’est très apprécié des utilisateurs qui peuvent en quelque sorte se créer leur propre workflow. »
Si la comptabilité Sage ERP X3 Premium Edition est utilisée de la même manière dans toutes les entités du groupe AFT-IFTIM, il n’en va pas tout à fait de même pour les autres modules de l’ERP. Ils ont tous été installés avec un paramétrage minimum. Libre à chacun ensuite de s’en servir ou non. L’outil est disponible, sans contrainte a priori, ce qui laisse aux utilisateurs un véritable espace de liberté. L’inter région du Nord a par exemple décidé de mettre en œuvre le module achats et s’en trouve très satisfaite. La direction nationale du groupe en a pris acte et réfléchit actuellement à un éventuel déploiement coordonné du module sur l’ensemble des sites.