Un grand nettoyage de printemps : voilà ce qu’a entamé en 2005 la société A2C pour son système de gestion.
« Outre son obsolescence, notre outil de gestion comptable (développement spécifique sous DOS, ndlr) n’était absolument pas convivial et présentait de nombreuses limites en termes de fonctionnalités », explique Anne Maurice, Responsable du Système d’Information d’A2C, filiale de la SNCF en charge de la commercialisation et de la gestion de plus de 1 100 emplacements commerciaux situés dans les gares (hors automates et machines de distribution).
« Nous avions de surcroît acquis au fil des années de nombreux outils annexes et nous étions confrontés à un système hétérogène ne permettant pas ou peu d’intégration entre les logiciels, notamment avec notre application de gestion locative Even. »
Conséquences : beaucoup de traitements manuels, perte de temps importante, risque d’erreur élevé et visibilité très limitée. Tout ceci d’autant plus handicapant qu’A2C gère également la comptabilité de la filiale Parvis, en charge de l’assistance à maîtrise d’ouvrage pour l’aménagement des espaces.
Après étude, A2C lance donc en octobre 2005 un appel d’offres. Seul impératif technique : la possibilité de créer un pont entre le nouvel outil et le logiciel Even. Parmi les réponses, le prestataire Absys Cyborg et la solution Sage ERP X3 Premium Edition retiennent toute l’attention de la RSI et des utilisateurs impliqués très tôt dans le projet. « Les équipes d'Absys Cyborg sont tout de suite entrées dans le vif du sujet en nous proposant une démonstration orientée utilisateurs. Nous avons été convaincus tant par les fonctionnalités du produit que par son interface ergonomique et intuitive. Nous avons de surcroît eu un excellent contact avec le prestataire Absys Cyborg ». Le projet débute dès janvier 2006 et des réunions régulières sont organisées avec le prestataire. Au menu : paramétrage de la solution, récupération des données depuis l’ancien système et formation des utilisateurs. « Toutes les étapes se sont déroulées sans encombre et nous avons été très bien accompagnés par les équipes d'Absys Cyborg, toujours disponibles et de très bon conseil. » L’occasion également de remettre à jour le plan comptable et de « faire du ménage » dans les données... La solution est en production dès mai 2006 !
Comptabilité, gestion budgétaire et gestion commerciale : aujourd’hui tout est piloté depuis Sage ERP X3 Premium Edition… et interfacé avec Even grâce aux fonctionnalités d’import. « Nous gérons dans le nouvel outil notre propre comptabilité ainsi que celle de la filiale Parvis, et ce de manière tout à fait cloisonnée grâce aux fonctionnalités de gestion “multisociétés”. » Rapprochements bancaires et virements sont par ailleurs automatisés grâce à une interface intégrée, en remplacement de traitements manuels longs et fastidieux. « Et nous avons enfin la possibilité de faire de la comptabilité analytique. » À la clé : une gestion budgétaire beaucoup plus précise et la création de tableaux de bord complets offrant une grande visibilité. Pour répondre aux besoins précis de reporting de la SNCF, sa filiale a également mis en place une fonctionnalité de tableaux de bord au paramétrage avancé. Grâce à cette souplesse de paramétrage, les décideurs qui pilotent l’activité obtiennent des états de restitution générés automatiquement, que ce soit en état classique ou en état d'export. « Nous sommes aujourd’hui à même de fournir à la direction générale, ainsi qu’à la direction administrative et financière, des états de reporting à la hauteur de leurs exigences. »
En matière de facturation, la satisfaction est également au rendez-vous. « Avant, le traitement des factures prenait à l’équipe comptable environ deux jours... Aujourd’hui, il ne leur faut pas plus de quinze minutes ». Globalement le gain de temps est estimé entre 20 et 30 % sur l’ensemble des traitements comptables, budgétaires et commerciaux. « Le gain de temps considérable a permis aux équipes de se recentrer sur leur cœur de métier et notamment sur la vérification comptable. Pour nous, le retour sur investissement est assuré et ce projet nous a ouvert de nouvelles perspectives. »
Un lot 2 qui devrait être livré avant la fin 2006 concernera en effet la gestion des notes de frais directement via un portail web Sage ERP X3 Premium Edition. Grâce à un accès sécurisé par login/mot de passe, chaque salarié (de A2C et de Parvis) pourra très bientôt saisir lui-même ses demandes de remboursement où qu’il se trouve, délestant ainsi les équipes comptables. « Le workflow des validations sera intégré dans la solution grâce à un système d’alertes auprès des managers. Une fois la note de frais validée, les données passeront directement en comptabilité. Sur cet aspect du projet, la solution Sage ERP X3 Premium Edition offre des possibilités dont nous n’avions même pas rêvé » se réjouit Anne Maurice qui assure qu’elle a rarement vu un projet se dérouler aussi bien.