Peu de PME rédigent leurs besoins au travers d’un cahier des charges, avant de débuter leur recherche d’ERP. Cette étape est pourtant cruciale... sous peine de faire purement et simplement échouer le projet. Ce document est le premier pas vers un projet maîtrisé, car les enjeux sont multiples.
Le premier impératif consiste à décrire les spécificités métier de votre entreprise :
Quelles sont les spécificités et processus clés de votre entreprise ?
Quelles sont les particularités de votre secteur d’activité ?
Avez-vous plusieurs sites interconnectés, y compris à l’international ?
Quelles sont les spécificités de vos clients et fournisseurs ?
Quelle est votre architecture informatique aujourd’hui ? Vous permet-t-elle d’évoluer
sereinement ?
Vos systèmes de planification vous apportent-ils toute la visibilité nécessaire ?
Disposez-vous de tous les indicateurs pour suivre votre performance ?
Bref, il vous faut dresser un portrait à la fois synthétique et précis, afin de prendre en compte toutes les particularités de votre organisation.
Deuxième impératif : poser clairement vos objectifs, sans vous résumer à « il faut que ça marche », ni rédiger votre « lettre au Père Noël ». Il suffit d’exposer précisément et simplement vos besoins - et non pas vos envies - en étant très clair sur le périmètre fonctionnel souhaité. Ne laissez aucune ambiguïté !
À LA CLÉ : UNE BONNE COMPRÉHENSION DÈS LE DÉPART PAR LE PRESTATAIRE QUE VOUS AUREZ CHOISI.
Encore une fois, il est important d’intégrer une vision à moyen terme : aurez-vous besoin dans les mois ou années à venir d’une gestion multisociété ou multisite par exemple ? La rédaction du cahier des charges peut également être réalisée par un cabinet de consultants, ceux-ci apportant une vision complémentaire dans le cadre de la conduite du changement.
Conseil : rédigez vos besoins et intégrez une vision à moyen terme
Votre priorité est que votre nouvel ERP réponde à vos besoins présents. Compte tenu de sa durée de vie estimée à dix ans, il est nécessaire que votre progiciel intègre, dès le départ, les fonctionnalités dont vous aurez potentiellement besoin à moyen terme. L’enjeu ? Bénéficier d’une solution pérenne, adaptée à vos besoins et votre croissance, sans réinvestissement majeur.
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