La dématérialisation gagne chaque jour du terrain au sein des organisations publiques et privées. En phase avec la tendance forte à l'optimisation des coûts et des processus, elle est portée par les avancées technologiques, législatives et normatives. État des lieux avec Benoît Gruber, Chef Produit ERP au sein de la division Moyennes et Grandes Entreprises (MGE) de Sage.
Initié par les grandes entreprises, le phénomène de dématérialisation des documents et des échanges s'est amplifié au cours des dernières années, au point d'être aujourd'hui abordable à tous types de structures : petites et moyennes entreprises, travailleurs indépendants... Une récente enquête de SerdaLAB1 montre que "90 % des organisations interrogées sont impliquées dans la dématérialisation des documents et-ou des échanges, la moitié d'entre-elles la pratiquant déjà et 37 % ayant un projet en cours". Selon la même étude, "le marché français de la dématérialisation a été estimé à 2 milliards d'euros en 2007, en progression de 9 % par rapport à 2006".
"Parallèlement à cette ouverture à toutes les entreprises, le périmètre de dématérialisation a suivi la même progression, en particulier sous l'impulsion de l'État, pionnier de cette modernisation. Grâce à l'évolution du cadre légal2, le législateur a rendu accessible la dématérialisation de la majeure partie des flux entrants et sortants (factures, contrats, déclarations fiscales et sociales, bulletins de salaires, moyens de paiement...), avec la garantie de la validité juridique (via les certificats électroniques) de ces nouveaux flux d'informations" explique Benoît Gruber.
Au-delà des motivations premières liées à la réduction des coûts de gestion et des délais d'opérations, la dématérialisation ouvre de nouveaux horizons. Le partage et la circulation de l'information favorisent le travail en mode collaboratif, la réactivité et la flexibilité. Ces apports sont devenus indispensables pour certains secteurs d’activité (négoce, distribution, industrie…), dont les processus métiers s'appuient grandement sur des solutions électroniques (EDI, PDF signé, CAO, partage de maquettes numériques, GPAO...). D'autres enjeux concourent aussi à la mise en place d'un projet de dématérialisation : amélioration de la qualité de service, sécurité des échanges d'information, éco-responsabilité et motivations environnementales.
Incontournable, la dématérialisation s'impose chez Sage comme un axe prioritaire de développement. Sage est notamment impliqué dans le plan d'actions TIC&PME 20104, en particulier sur le projet INTERFINANCE qui vise à promouvoir la dématérialisation des échanges commerciaux et financiers. Ce projet est mené conjointement par Sage, le Crédit Agricole et sa filiale d'affacturage Eurofactor (cf. interview vidéo).
Sage en première ligne
Autre levier favorisant la généralisation de la dématérialisation : en faciliter l'accès pour atteindre la masse critique qui permettra une généralisation de l'usage, par un travail en amont sur les protocoles, la standardisation et l’optimisation des cinématiques d'échanges. "Un projet de dématérialisation est susceptible de requérir des moyens humains, financiers et informatiques importants. C'est pourquoi Sage a fait le choix d'implémenter dans l'ensemble de ses logiciels des solutions de dématérialisation. Notre objectif est d'accompagner les utilisateurs de nos solutions dans leur projet de dématérialisation, de les aider à franchir le pas, en leur offrant ce service complémentaire, rapide d'appropriation et simple d'utilisation" ajoute Benoît Gruber. L'intérêt pour le client réside dans l'intégration des solutions de dématérialisation avec son propre système d’information pour tous types de besoins : facturation, échanges financiers, commerciaux et techniques, gestion RH...
Soutenue par des investissements R&D à la hauteur de l'enjeu, l'offre de dématérialisation de Sage s’étend constamment. "Nos équipes travaillent au développement de nos propres solutions de dématérialisation et sur des projets "cross-solutions" ; citons à titre d'exemple la réflexion sur le "coffre-fort" électronique personnel, associé au bulletin de paie électronique".
Sage a donc décidé de s’engager en profondeur dans cette nouvelle ère de la dématérialisation, aussi bien pour les besoins de ses clients que pour ses propres besoins.
1 "Dématérialisation et échanges sécurisés : le marché et les besoins en 2009" - Juin 2009
2 Principales lois s'appliquant aux documents numériques : Loi n°2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative à la signature électronique ; Loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique ; Loi n°2009-526 du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d'allègement des procédures (portant notamment sur la facturation, le bulletin de paie et le contrat électronique).
4 Lancé en 2006 par le Ministère de l'économie, des finances et de l'industrie, le programme TIC&PME 2010 vise à développer l'investissement et l'usage des Technologies de l'Information et de la Communication au sein de PME françaises.
Les sept points clés d'un projet de dématérialisation
 | - Benoît Gruber, Chef Produit ERP - |
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