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Les logiciels métiers de gestion sont les alliés indispensables des DAF

Quelque soit la taille de l'entreprise, ses dirigeants doivent pouvoir disposer de données leur permettant d'avoir une vision globale de l'activité. Le contexte économique défavorable de ces derniers mois, la dépendance forte au coût des matières premières, une concurrence de plus en plus forte sur les entreprises du secteur agroalimentaire, ont mis en exergue des besoins accrus d'informations permettant de piloter l'activité au quotidien mais aussi d'anticiper afin de préparer l'avenir.

Tout d'abord, la raréfaction du crédit pousse les entreprises à mieux gérer le cash et à optimiser leur Besoin en Fonds de Roulement. Une bonne gestion des délais de paiement et une fonction recouvrement efficace sont devenues essentielles pour transformer le plus rapidement possible le résultat en liquidités. La difficulté à obtenir des financements oblige également à effectuer des arbitrages plus pointus en ce qui concerne les choix d'investissements déterminants dans le cadre d'une stratégie à long terme.

Pour des activités à faible marge telles que celles des secteurs de l'agroalimentaire, l'analyse de la rentabilité est vitale. Seule la compréhension des mécanismes de formation de la marge permet d'identifier les leviers de réduction des coûts. La solution passe le plus souvent par la mise en place d'une comptabilité analytique et de tableaux de bord spécifiques à l'activité.
Il est également devenu nécessaire de définir et d'effectuer le suivi d'indicateurs clés bien compris des opérationnels. Ces indicateurs lorsqu'ils sont régulièrement contrôlés permettent d'identifier les risques ou ruptures de tendances, dont la prise de conscience préalable est indispensable à la mise en œuvre d'actions correctives.

Enfin, n'oublions pas le facteur temps. Dans un contexte concurrentiel où la capacité à être réactif est un avantage certain, où les volumes de reporting ne font que s'accroître et les délais de productions raccourcissent sans cesse, l'optimisation des outils et l’automatisation des traitements par des interfaces ou par l'utilisation d'applications web-based, permettent de consolider l'information plus rapidement et d'accélérer la prise de décision.

Les métiers de la finance, au delà de la spécialisation ou de l'expertise technique, ont un rôle essentiel à jouer. Ils doivent s'appuyer sur des outils informatiques métiers et back-office fiables et performants, qui leur fournissent les indicateurs clés à surveiller en continu. Grâce à la richesse fonctionnelle de ses logiciels et à son expertise des marchés agroalimentaires, Sage est un partenaire privilégié qui aide aussi bien le comptable unique de petite entreprise que le DAF de plus grosses structure, à devenir de véritables supports au business.

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Bernadette Largent - Directrice Administrative et Financière de la Division Agroalimentaire de Sage

Le contrôle des encours clients : gage de sécurité et garantie de marge commerciale

Les entreprises de négoce agroalimentaire ont en permanence un œil fixé sur leur marge commerciale. Les prix d’achat fluctuent très rapidement, les prix de vente ne répercutent pas toujours la hausse des cours, les clients bénéficient de remises et de ristournes, les frais de transport ont un impact conséquent, les lots proches des dates limites perdent de la valeur… Autant d’éléments qui influent sur l’établissement de la marge commerciale, dont la dérive peut avoir des conséquences très sérieuses.

La prise en compte du risque d’impayé est aussi un élément clé de maintien de la rentabilité. Les frais engendrés par le recouvrement étant importants et la réussite des actions menées non garantie, la prévention reste essentielle et l’entreprise doit se prémunir au mieux des risques d’impayés. Les grossistes agroalimentaires ou des services complets traitent quotidiennement une multitude de commandes, chacune de faible montant et répétée « plusieurs fois par semaine ». Le contrôle efficace des encours clients repose obligatoirement sur une solution de gestion commerciale adaptée à ce type de vente.

Avec Sage AGRO, l’encours maximal autorisé pour chaque client est indiqué, ainsi que l’encours assuré. Lors de la prise de commande, l’opérateur de vente ou la caisse est immédiatement alertée lors d’un dépassement d’encours, avec la possibilité d’un blocage automatique que seules certaines personnes identifiées seront autorisées à annuler. Un client peut également être soumis à une mesure d’interdiction de prise de commande lorsque qu’il fait l’objet de litiges et d’impayés.

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Le pointage de la facturation fournisseurs : gain de productivité et amélioration des services

Le pointage des factures fournisseurs répond bien sûr à des besoins d’enregistrement, de règlement, de gestion des litiges (blocage du règlement, demande d’avoir ou de geste commercial…). Au-delà des ces aspects purement comptables, le pointage des factures fournisseurs à partir des bons de réceptions dans le logiciel Sage AGRO permet également de simplifier les process de passage en comptabilité et d’éviter toute ressaisie.

Les détails contrôlés sur les factures fournisseurs peuvent être exploités à des fins statistiques, pour mieux gérer les approvisionnements et classer les fournisseurs en fonction de leur taux de service et de leur rapport qualité/prix. L’historique des écarts entre commande et livraison, les statistiques sur les litiges par fournisseur, les données recueillies lors de l’agréage des réceptions… apportent aux responsables des achats toutes les informations nécessaires pour mieux négocier et mieux acheter. L’analyse des factures par Sage AGRO permet aussi d’imputer au centime près, lot par lot, le montant des frais sur achats et des coûts de transport externe et interne. Les acheteurs et les commerciaux connaissent ainsi précisément le prix de revient de chaque lot et obtiennent en temps réel les marges réelles réalisées.

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Sage EDI, un avantage concurrentiel !

En intégrant les messages EDI dans les phases de facturation client et fournisseur, l’entreprise simplifie encore plus ses contrôles. Elle gagne du temps lors de la transmission des factures clients par des messages de type INVOICE. Elle diminue de façon significative les délais de paiement de ses principaux acheteurs, que sont la GMS ou la restauration commerciale et collective.

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